Co jsou pomocné účty?

Pomocné účty jsou účty, které jsou spojeny s tím, co je známé jako dceřiná kniha. Tyto účty obecně představují individuální zákaznické účty a používají se k záznamu všech transakcí spojených s každým z těchto zákazníků. Při správném řízení bude celková částka konsolidace dceřiných účtů sledovaná v účetních záznamech dokonale vyvážit zůstatek na kontrolním účtu hlavní knihy.

Funkce pomocných účtů je důležitá pro téměř jakýkoli druh podnikání, které poskytuje platební podmínky své klientské základně. Například společnost poskytující služby poskytuje služby, které jsou účtovány měsíčně. Zákazník nebo předplatitel pak má konkrétní časové období, ve kterém musí zaplatit tento měsíční účet bez vyúčtování opožděných poplatků nebo poplatků.

Aby bylo možné sledovat využití a platební aktivitu každého zákazníka v oblasti veřejných služeb, zřídí podnik v účetních záznamech pro tohoto zákazníka pomocný účet. Každý z vedlejších účtů obsahuje úplné informace o všech zákaznících, včetně čísla účtu přiřazeného každému jednotlivému zákazníkovi. Jakmile je vystavena faktura pro každého zákazníka, je na účet zadána fakturovaná částka spolu s číslem faktury a datem vydání. Jakmile je platba za tuto fakturu poukázána, zaúčtuje se na účet, čímž se sníží nedoplatek.

Společná činnost na dceřiných účtech se také odráží na kontrolním účtu, který je veden jako součást hlavní knihy. Při vystavování faktur se tyto účty účtují nejen v dceřiných účtech, ale také v oblasti splatných účtů knihy. Jako zákazníci poukazují platby, jsou tyto účtovány v oblasti Účty pohledávek v knize a také na vlastním dceřiném účtu zákazníka. Předpokládejme, že všechny potřebné příspěvky jsou provedeny včas. Tento přístup pomáhá udržovat účetní knihy v rovnováze za všech okolností a zároveň usnadňuje získávání informací o účtu a historii každého zákazníka.

Díky použití účetního softwaru je proces účtování na kontrolní účet v hlavní knize a zároveň účtování na zákaznické vedlejší účty mnohem jednodušší než v minulých dobách. Účetní software je často nakonfigurován tak, aby umožňoval zadávání dat na jednu obrazovku. Odtud software zaznamenává současně příspěvek na kontrolním účtu i na dceřiném účtu individuálního zákazníka. Tento přístup může pomoci eliminovat problémy, jako je účtování na účet zákazníka, ale zapomínat účtovat na kontrolní účet hlavní knihy nebo naopak.