¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas de contabilidad financiera?
Los sistemas de contabilidad financiera pueden ser sistemas manuales, pero generalmente son programas de software. Normalmente, un sistema de contabilidad financiera es parte de un sistema de software más grande dedicado a proporcionar servicios administrativos generales para una organización, pero también pueden ser programas independientes. Los sistemas de contabilidad se pueden clasificar por el tipo de organización que los utiliza, el método utilizado para organizar las finanzas y cómo el sistema de contabilidad reconoce las transacciones, incluida la adquisición de efectivo y los pagos. Los tipos comunes de métodos de sistemas de contabilidad financiera incluyen procesos, cuentas y sistemas de análisis de transacciones. Los sistemas de contabilidad financiera también se pueden atender al tipo de organización, ya sea que la organización sea un departamento gubernamental, una escuela o un negocio minorista.
Los procesos realizados por los sistemas de contabilidad financiera son muchos, pero incluyen procedimientos de gestión de efectivo, procedimientos de nómina y procedimientos fiscales. También pueden manejar los gastos de los empleados, incluidos los reembolsos por gastos de trabajo como comidas y viajes. Dependiendo de la organización, un sistema de contabilidad financiera puede incluir características adicionales para manejar otros aspectos de los negocios diarios.
Las características varían entre los sistemas de contabilidad financiera, lo que significa que ningún sistema es el mejor para todos los tipos de organizaciones. Es importante hacer coincidir las capacidades de un sistema de contabilidad con las necesidades de su usuario. Por ejemplo, los sistemas de contabilidad financiera para las instituciones educativas generalmente administran las finanzas operativas además de manejar las contribuciones financieras. Las finanzas de una escuela o universidad incluirían gastos educativos y generales, mientras que un sistema de contabilidad para un negocio minorista podría necesitar administrar categorías para materias primas y ventas minoristas.
Obtener el tipo correcto de sistema de contabilidad es especialmente importante cuando se trata de financiar una organización grande como una universidad o un sistema de escuela pública. Cuando se manejan tipos de financiamiento para una organización educativa, las categorías pueden incluir préstamos, donaciones y financiamiento de organizaciones gubernamentales. Estas fuentes de financiamiento a menudo deben registrarse y procesarse por separado porque algunos fondos tienen propósitos restringidos o términos de financiamiento que cambian la forma en que un contador debe registrar sus transacciones.
Los sistemas de contabilidad financiera a menudo difieren cuando se usan para diferentes propósitos. Los sistemas para analizar las finanzas de una empresa con fines de inversión por parte de un usuario externo a la empresa diferirían en interfaz y función de los sistemas de contabilidad financiera gerencial que se ocupan de las tareas de ingresar datos financieros y utilizar información financiera dentro de la empresa. Esto se debe principalmente a que un inversor que busca información financiera para una empresa requiere un conjunto diferente de información y características que un administrador de la empresa requiere de los sistemas internos de gestión financiera.
Los programas de software que tienen sistemas de contabilidad financiera generalmente tienen características que incluyen recursos humanos, planificación y funciones de gestión de procesos. Los sistemas de software de gestión multifunción están diseñados para permitir que una organización integre y comparta información en varios departamentos de la empresa. Al usar este tipo de sistemas, una organización como una escuela puede hacer que la administración ingrese información directamente disponible para todas las partes autorizadas dentro del sistema, acelerando las operaciones y potencialmente aumentando la precisión de la información dentro del sistema.