Hvad er de forskellige typer af finansielle regnskabssystemer?
Finansielle regnskabssystemer kan være manuelle systemer, men de er normalt softwareprogrammer. Normalt er et finansielt regnskabssystem en del af et større softwaresystem dedikeret til at levere overordnede administrative tjenester til en organisation, men de kan også være uafhængige programmer. Regnskabssystemer kan klassificeres efter den organisationstype, der bruger dem, den metode, der bruges til at organisere økonomi, og hvordan regnskabssystemet genkender transaktioner, herunder erhvervelse af kontanter og betaling. Almindelige typer af finansielle regnskabssystemmetoder inkluderer proces-, konto- og transaktionsanalysesystemer. Finansielle regnskabssystemer kan også tages højde for den type organisation, hvad enten organisationen er en regeringsafdeling, en skole eller en detailvirksomhed.
Processer, der udføres af finansielle regnskabssystemer er mange, men inkluderer procedurer for kontanthåndtering, lønningsprocedurer og skattemetoder. De kan også håndtere medarbejderudgifter, herunder refusion for arbejdsudgifter som måltider og rejser. Afhængigt af organisationen kan et finansielt regnskabssystem omfatte yderligere funktioner til at håndtere andre aspekter af den daglige forretning.
Funktioner varierer mellem økonomiske regnskabssystemer, hvilket betyder, at intet system er bedst for alle typer organisationer. Det er vigtigt at matche kapaciteterne i et regnskabssystem med brugerens behov. For eksempel administrerer økonomiske regnskabssystemer for uddannelsesinstitutioner generelt driftsøkonomi ud over håndtering af økonomiske bidrag. Finansieringen af en skole eller et universitet vil omfatte uddannelses- og generelle udgifter, mens et regnskabssystem for en detailvirksomhed muligvis skal administrere kategorier for råvarer og detailsalg.
At få den rigtige type regnskabssystem er især vigtigt, når man beskæftiger sig med finansiering til en stor organisation som et universitet eller en offentlig skolesystem. Når man håndterer typer af finansiering til en uddannelsesorganisation, kan kategorier omfatte lån, tilskud og finansiering fra regeringsorganisationer. Disse finansieringskilder skal ofte registreres og behandles separat, fordi nogle fonde har begrænsede formål eller finansieringsbetingelser, der ændrer den måde, en revisor skal registrere deres transaktioner på.
Finansielle regnskabssystemer er ofte forskellige, når de bruges til forskellige formål. Systemer til analyse af en virksomheds økonomi til investeringsformål af en bruger uden for virksomheden ville adskille sig i interface og funktion fra ledelsesmæssige økonomiske regnskabssystemer, der håndterer opgaverne med at indtaste økonomiske data og bruge økonomiske oplysninger i virksomheden. Dette skyldes hovedsageligt, at en investor, der ser på økonomiske oplysninger for en virksomhed, kræver et andet sæt information og funktioner, end en virksomhedschef kræver af interne økonomiske styringssystemer.
Softwareprogrammerne, der har økonomiske regnskabssystemer, har generelt funktioner, herunder menneskelige ressourcer, planlægning og processtyringsfunktioner. Multifunktionsstyringssoftwaresystemer er designet til at give en organisation mulighed for at integrere og dele information gennem flere afdelinger i virksomheden. Ved hjælp af disse typer systemer kan en organisation som en skole have administration direkte indtastning af oplysninger, der er tilgængelige for alle autoriserede parter i systemet, fremskynde operationer og potentielt øge nøjagtigheden af oplysninger i systemet.