Quels sont les différents types de systèmes de comptabilité financière?
Les systèmes de comptabilité financière peuvent être manuels, mais ce sont généralement des logiciels. Normalement, un système de comptabilité financière fait partie d'un système logiciel plus vaste dédié à la fourniture de services administratifs globaux à une organisation, mais il peut également s'agir de programmes autonomes. Les systèmes comptables peuvent être classés en fonction du type d'organisation qui les utilise, de la méthode utilisée pour organiser les finances et de la manière dont le système comptable enregistre les transactions, y compris l'acquisition de trésorerie et les paiements. Les types courants de méthodes de système de comptabilité financière comprennent les systèmes d'analyse de processus, de comptes et de transactions. Les systèmes de comptabilité financière peuvent également être adaptés au type d’organisation, qu’il s’agisse d’un ministère, d’une école ou d’une entreprise de vente au détail.
Les processus conduits par les systèmes de comptabilité financière sont nombreux, mais comprennent des procédures de gestion de trésorerie, des procédures de paie et des procédures fiscales. Ils peuvent également prendre en charge les dépenses des employés, y compris les remboursements des dépenses de travail telles que les repas et les déplacements. Selon l’organisation, un système de comptabilité financière peut inclure des fonctionnalités supplémentaires permettant de gérer d’autres aspects des activités quotidiennes.
Les fonctionnalités varient selon les systèmes de comptabilité financière, ce qui signifie qu'aucun système n'est optimal pour tous les types d'organisations. Il est important d’adapter les fonctionnalités d’un système comptable aux besoins de ses utilisateurs. Par exemple, les systèmes de comptabilité financière pour les établissements d’enseignement gèrent généralement les finances de fonctionnement en plus du traitement des contributions financières. Les finances d’une école ou d’une université comprennent les frais d’études et les frais généraux, tandis qu’un système de comptabilité pour une entreprise de vente au détail peut nécessiter de gérer des catégories de matières premières et de ventes au détail.
Obtenir le bon type de système de comptabilité est particulièrement important lorsqu'il s'agit de financer une grande organisation telle qu'une université ou un système scolaire public. Lors de la gestion de types de financement pour un organisme éducatif, les catégories peuvent inclure des prêts, des dotations et un financement d’organismes gouvernementaux. Ces sources de financement doivent souvent être enregistrées et traitées séparément car certains fonds ont des objectifs ou des conditions de financement restreints qui modifient la manière dont un comptable doit enregistrer leurs transactions.
Les systèmes de comptabilité financière diffèrent souvent lorsqu'ils sont utilisés à des fins différentes. Les systèmes permettant d'analyser les finances d'une entreprise à des fins d'investissement par un utilisateur extérieur à la société diffèrent en termes d'interface et de fonction par rapport aux systèmes de gestion financière de gestion qui traitent des tâches de saisie de données financières et d'utilisation d'informations financières au sein de la société. Cela est principalement dû au fait qu'un investisseur qui recherche des informations financières pour une société nécessite un ensemble d'informations et de fonctionnalités différent de celui qu'un gestionnaire de société requiert des systèmes de gestion financière internes.
Les logiciels dotés de systèmes de comptabilité financière comportent généralement des fonctionnalités telles que les ressources humaines, la planification et la gestion des processus. Les systèmes logiciels de gestion multifonctions sont conçus pour permettre à une organisation d’intégrer et de partager des informations dans plusieurs départements de la société. À l'aide de ces types de systèmes, une organisation telle qu'une école peut faire en sorte que l'administration saisisse directement des informations mises à la disposition de toutes les parties autorisées du système, ce qui accélère les opérations et améliore potentiellement la précision des informations contenues dans le système.