Quais são os diferentes tipos de sistemas de contabilidade financeira?
Os sistemas de contabilidade financeira podem ser manuais, mas geralmente são programas de software. Normalmente, um sistema de contabilidade financeira é parte de um sistema de software maior dedicado ao fornecimento de serviços administrativos gerais para uma organização, mas eles também podem ser programas independentes. Os sistemas contábeis podem ser classificados pelo tipo de organização que os utiliza, o método usado para organizar as finanças e como o sistema contábil reconhece as transações, incluindo a aquisição de dinheiro e a realização de pagamentos. Tipos comuns de métodos de sistema de contabilidade financeira incluem sistemas de análise de processos, contas e transações. Os sistemas de contabilidade financeira também podem ser atendidos pelo tipo de organização, seja ela um departamento governamental, uma escola ou uma empresa de varejo.
Os processos conduzidos pelos sistemas de contabilidade financeira são muitos, mas incluem procedimentos de gerenciamento de caixa, folha de pagamento e impostos. Eles também podem lidar com as despesas dos funcionários, incluindo reembolsos por despesas de trabalho, como refeições e viagens. Dependendo da organização, um sistema de contabilidade financeira pode incluir recursos adicionais para lidar com outros aspectos dos negócios diários.
Os recursos variam entre os sistemas de contabilidade financeira, o que significa que nenhum sistema é o melhor para todos os tipos de organizações. É importante combinar os recursos de um sistema contábil com as necessidades de seu usuário. Por exemplo, sistemas de contabilidade financeira para instituições de ensino geralmente gerenciam finanças operacionais, além de lidar com contribuições financeiras. As finanças de uma escola ou universidade incluiriam despesas educacionais e gerais, enquanto um sistema contábil para uma empresa de varejo pode precisar gerenciar categorias de matérias-primas e vendas no varejo.
Obter o tipo certo de sistema contábil é especialmente importante quando se lida com o financiamento de uma grande organização como uma universidade ou sistema público de ensino. Ao lidar com tipos de financiamento para uma organização educacional, as categorias podem incluir empréstimos, doações e financiamento de organizações governamentais. Essas fontes de financiamento geralmente devem ser registradas e processadas separadamente, porque alguns fundos têm propósitos ou termos de financiamento restritos que alteram a maneira como um contador deve registrar suas transações.
Os sistemas de contabilidade financeira geralmente diferem quando usados para diferentes fins. Os sistemas para analisar as finanças de uma empresa para fins de investimento por um usuário fora da empresa diferem na interface e na função dos sistemas de contabilidade financeira gerencial que lidam com as tarefas de entrada de dados financeiros e uso de informações financeiras dentro da empresa. Isso ocorre principalmente porque um investidor que analisa informações financeiras de uma empresa exige um conjunto diferente de informações e recursos do que o gerente de uma empresa exige dos sistemas internos de gerenciamento financeiro.
Os programas de software que possuem sistemas de contabilidade financeira geralmente possuem recursos que incluem recursos humanos, planejamento e funções de gerenciamento de processos. Os sistemas de software de gerenciamento multifuncional são projetados para permitir que uma organização integre e compartilhe informações em vários departamentos da empresa. Usando esses tipos de sistemas, uma organização como uma escola pode fazer com que a administração insira diretamente as informações disponíveis para todas as partes autorizadas no sistema, agilizando as operações e potencialmente aumentando a precisão das informações no sistema.