Wat zijn de verschillende soorten financiële boekhoudsystemen?
Financiële boekhoudsystemen kunnen handmatige systemen zijn, maar het zijn meestal softwareprogramma's. Normaal gesproken maakt een financieel boekhoudsysteem deel uit van een groter softwaresysteem dat is bedoeld om algemene administratieve diensten voor een organisatie te bieden, maar het kunnen ook zelfstandige programma's zijn. Boekhoudsystemen kunnen worden ingedeeld naar het type organisatie dat ze gebruikt, de methode die wordt gebruikt om financiën te organiseren en hoe het boekhoudsysteem transacties herkent, waaronder het verkrijgen van contanten en het verrichten van betalingen. Veel voorkomende soorten methoden voor financiële boekhoudsystemen zijn proces-, rekening- en transactieanalysesystemen. Financiële boekhoudsystemen kunnen ook worden afgestemd op het type organisatie, of de organisatie nu een overheidsdienst, een school of een detailhandel is.
Processen die worden uitgevoerd door financiële boekhoudsystemen zijn talrijk, maar omvatten procedures voor cashmanagement, loonprocedures en belastingprocedures. Ze kunnen ook omgaan met personeelskosten, inclusief vergoedingen voor werkkosten zoals maaltijden en reizen. Afhankelijk van de organisatie kan een financieel boekhoudsysteem aanvullende functies bevatten om andere aspecten van de dagelijkse bedrijfsvoering aan te kunnen.
Functies variëren tussen financiële boekhoudsystemen, wat betekent dat geen enkel systeem het beste is voor alle soorten organisaties. Het is belangrijk om de mogelijkheden van een boekhoudsysteem af te stemmen op de behoeften van de gebruiker. Bijvoorbeeld, financiële boekhoudsystemen voor onderwijsinstellingen beheren doorgaans de bedrijfsfinanciën naast het afhandelen van financiële bijdragen. De financiën van een school of universiteit omvatten educatieve en algemene uitgaven, terwijl een boekhoudsysteem voor een detailhandel wellicht categorieën voor grondstoffen en detailhandel moet beheren.
Het verkrijgen van het juiste type boekhoudsysteem is vooral belangrijk bij het omgaan met financiering voor een grote organisatie zoals een universitair of openbaar schoolsysteem. Bij het omgaan met soorten financiering voor een educatieve organisatie, kunnen categorieën leningen, schenkingen en financiering van overheidsorganisaties omvatten. Deze financieringsbronnen moeten vaak afzonderlijk worden geregistreerd en verwerkt omdat sommige fondsen beperkte doeleinden of financieringsvoorwaarden hebben die de manier veranderen waarop een accountant zijn transacties moet vastleggen.
Financiële boekhoudsystemen verschillen vaak wanneer ze voor verschillende doeleinden worden gebruikt. Systemen om de financiën van een bedrijf te analyseren voor investeringsdoeleinden door een gebruiker buiten het bedrijf, zouden qua interface en functie verschillen van management financiële boekhoudsystemen die zich bezighouden met de invoer van financiële gegevens en het gebruik van financiële informatie binnen het bedrijf. Dit komt vooral omdat een belegger die naar financiële informatie voor een bedrijf kijkt, een andere set informatie en functies nodig heeft dan een bedrijfsmanager van interne financiële managementsystemen vereist.
De softwareprogramma's met financiële boekhoudsystemen hebben over het algemeen functies zoals human resources, planning en procesbeheersfuncties. Multifunctionele beheersoftwaresystemen zijn ontworpen om een organisatie in staat te stellen informatie te integreren en te delen via verschillende afdelingen binnen het bedrijf. Met behulp van dit soort systemen kan een organisatie als een school direct informatie invoeren die beschikbaar is voor alle geautoriseerde partijen binnen het systeem, waardoor operaties worden versneld en mogelijk de nauwkeurigheid van informatie binnen het systeem wordt verhoogd.