¿Qué es un activo de papel?
Un activo en papel es cualquier tipo de activo que se contabiliza en un balance general pero que no se puede convertir en efectivo de manera rápida o fácil. Las empresas a menudo tienen una serie de activos en papel en sus libros, a veces en forma de piezas y equipos que ya no son utilizables pero que aún no se han cargado de los registros contables. Existen prácticas contables que permiten eliminar gradualmente los activos de este tipo de los libros, ya sea cancelando el equipo obsoleto o vendiendo la propiedad al valor de recuperación. Dependiendo de las leyes fiscales que se aplican en la jurisdicción en la que se encuentra la empresa, este proceso puede generar una exención de impuestos que se puede utilizar para reducir los impuestos adeudados durante el período en que se realiza la venta.
La baja liquidez de un activo en papel, ya sea debido a la obsolescencia o al hecho de que no hay mercado para ese activo, significa que la compañía está pagando esencialmente impuestos sobre una explotación que no proporciona ningún tipo de beneficio. Por esta razón, no es inusual que las empresas tengan algún tipo de proceso que permita declarar obsoleto el activo y eliminarlo de sus registros financieros. En las grandes corporaciones, este proceso normalmente se origina a nivel de planta y se envía a la oficina del contralor en la sede corporativa.
El contralor determinará si el activo podría ser utilizado en otra ubicación de la compañía. Si es así, se hacen los arreglos para transferir el activo de papel a la nueva ubicación y eliminarlo de los registros contables de la planta que busca declarar obsoleto el equipo. Si el activo no es de utilidad para la empresa en cualquiera de sus ubicaciones, y se determina que el artículo no puede venderse, el contralor a menudo otorgará la solicitud de obsolescencia y aprobará tanto la eliminación del activo de los registros contables como el transporte del equipo obsoleto a un vertedero o distribuidor de basura.
Dado que un activo en papel a menudo ya no tiene ningún valor para el propietario, ese activo no genera beneficios que ayuden a compensar los impuestos que se evalúan sobre el artículo de un año al siguiente. Con el fin de reducir la carga fiscal y ahorrar dinero, las compañías generalmente evalúan las piezas y el equipo anualmente para determinar si hay alguna razón para retener esos activos por otro año. Al declarar obsoleto el activo de papel de acuerdo con las leyes y regulaciones gubernamentales que son relevantes para el tipo de activo involucrado, la compañía puede deshacerse del activo y ya no llevar el valor en libros de ese activo en sus registros contables. El resultado final es menos impuestos adeudados y más dinero guardado por la empresa para su uso en proyectos como desarrollo de productos o actualizaciones de equipos que siguen siendo importantes para la operación comercial.