Wat is een papieren bezit?
Een papieren activum is elk type activum dat op een balans staat, maar niet snel of gemakkelijk in contanten kan worden omgezet. Bedrijven hebben vaak een aantal papieren activa in hun boeken, soms in de vorm van onderdelen en apparatuur die niet langer bruikbaar zijn maar nog niet ten laste van de boekhouding zijn gebracht. Er zijn boekhoudpraktijken die het mogelijk maken om dit soort activa stapsgewijs uit de boeken te verwijderen, hetzij door de verouderde apparatuur af te schrijven of het onroerend goed te verkopen tegen restwaarde. Afhankelijk van de belastingwetten die van toepassing zijn in het rechtsgebied waar het bedrijf is gevestigd, kan dit proces leiden tot een belastingvoordeel dat kan worden gebruikt om de verschuldigde belastingen te verlagen voor de periode waarin de verkoop plaatsvindt.
De lage liquiditeit van een papieren actief, hetzij door veroudering of omdat er geen markt voor dat actief is, betekent dat het bedrijf in wezen belastingen betaalt op een holding die geen enkel voordeel oplevert. Om deze reden is het niet ongebruikelijk dat bedrijven een soort proces hebben dat het mogelijk maakt om het actief verouderd te verklaren en het uit zijn financiële administratie te verwijderen. In grote bedrijven is dit proces normaal gesproken afkomstig van de fabriek en doorgestuurd naar een controleurskantoor op het hoofdkantoor.
De controleur zal dan bepalen of het actief op een andere locatie van het bedrijf van nut kan zijn. Als dit het geval is, worden er regelingen getroffen om het papieren actief naar de nieuwe locatie over te dragen en te verwijderen uit de boekhouding van de fabriek die probeert de apparatuur verouderd te verklaren. Als het actief op geen van zijn locaties van nut is voor het bedrijf en wordt vastgesteld dat het item niet kan worden verkocht, zal de controleur vaak het verzoek tot veroudering inwilligen en zowel de verwijdering van het actief uit de boekhouding als het transport goedkeuren van de verouderde apparatuur naar een stortplaats of junk dealer.
Aangezien een papieren activum vaak geen waarde meer heeft voor de eigenaar, genereert dat activum geen voordelen die helpen om de belastingen die op het item worden beoordeeld, van jaar tot jaar te compenseren. Om de belastingdruk te verlagen en geld te besparen, beoordelen bedrijven meestal jaarlijks onderdelen en apparatuur om te bepalen of er reden is om die activa nog een jaar te behouden. Door het papieren actief verouderd te verklaren in overeenstemming met de wet- en regelgeving van de overheid die relevant is voor het betreffende activum, kan het bedrijf het actief vervreemden en de boekwaarde van dat activum niet langer in zijn boekhouding opnemen. Het eindresultaat is minder verschuldigde belastingen en meer geld dat door het bedrijf wordt bewaard voor gebruik in projecten zoals productontwikkeling of upgrades van apparatuur die belangrijk blijft voor de bedrijfsvoering.