¿Qué es una cuenta de error?
Una cuenta de error es un tipo de clase o cuenta que a menudo se usa en situaciones contables para almacenar temporalmente las transacciones relacionadas con errores en la actividad comercial. La idea detrás de la cuenta de error es realizar un seguimiento de la transacción hasta que se identifique y resuelva el origen del error. En ese momento, el error se mueve de la cuenta y se publica a la cuenta correcta dentro de los registros de contabilidad. Se considera que este enfoque está en línea con los principios contables generalmente aceptados y sirve como un medio eficiente para realizar un seguimiento de las situaciones que requieren un escrutinio adicional antes de realizar una publicación final.
Uno de los principales beneficios de la cuenta de error es que el uso de esta estrategia ayuda a minimizar la posibilidad de errores comerciales que pueden crear dificultades contables adicionales más adelante. Al aislar la transacción cuestionable en la cuenta, las posibilidades de olvidar el problema hasta que se evita un día posterior, y la publicación no tiene la oportunidadpara crear un desequilibrio entre otras cuentas. Esto puede ahorrar a los contadores una gran cantidad de tiempo, ya que la falta de uso de una cuenta de error en el caso de alguna inconsistencia podría significar tener que regresar a través de una serie de entradas que ocurren desde la fecha original de la transacción a la fecha en que la discrepancia finalmente se resolvió.
El uso de una cuenta de error también puede ayudar al proceso de auditar los libros de contabilidad en cualquier momento dado. Dado que las entradas mantenidas en la cuenta son algo cuestionables por alguna razón, la presencia de las transacciones ayuda a explicar por qué no fueron publicadas en otro lugar. Esto efectivamente le permite al auditor saber que las inconsistencias ya se han identificado y la investigación está en marcha. A partir de ahí, el auditor puede tener en cuenta esas transacciones particulares, e incluso puede encontrarse con algo más adelante en la auditoría que ayuda a arrojarluz sobre esas investigaciones.
Es importante tener en cuenta que la colocación de una transacción en una cuenta de error no es una indicación de que alguien intente cocinar los libros o intentar algún tipo de fraude financiero. La mayoría de las veces, las transacciones que se publican en la cuenta no hay otra razón que el error humano que ocurra en algún momento durante la transacción. Por ejemplo, una transacción puede publicarse temporalmente en una cuenta de error debido a una transposición en la serie de números de un número de enrutamiento bancario. Una vez que se investiga la transacción y se descubre la transposición, se pueden tomar medidas para completar la transacción utilizando el número de enrutamiento correcto y la línea de pedido se puede eliminar de la cuenta de error. Dado que muchas empresas hacen que sea un punto para monitorear la actividad de la cuenta de error al menos semanalmente, la resolución para la mayoría de los problemas tiene lugar dentro de un período de tiempo relativamente corto.