¿Qué es una cuenta de error?
Una cuenta de error es un tipo de clase o cuenta que a menudo se usa en situaciones contables para almacenar temporalmente transacciones relacionadas con errores en la actividad comercial. La idea detrás de la cuenta de error es hacer un seguimiento de la transacción hasta que se identifique y resuelva el origen del error. En ese punto, el error se mueve de la cuenta y se registra en la cuenta correcta dentro de los registros contables. Se considera que este enfoque está en línea con los principios de contabilidad generalmente aceptados y sirve como un medio eficiente para realizar un seguimiento de las situaciones que requieren un escrutinio adicional antes de realizar una publicación final.
Uno de los principales beneficios de la cuenta de error es que el uso de esta estrategia ayuda a minimizar la posibilidad de errores comerciales que pueden crear dificultades contables adicionales más adelante. Al aislar la transacción cuestionable en la cuenta, se evitan las posibilidades de olvidar el problema hasta un día posterior, y la publicación no tiene la oportunidad de crear un desequilibrio entre otras cuentas. Esto puede ahorrarles a los contadores una gran cantidad de tiempo, ya que el hecho de no utilizar una cuenta de error en caso de alguna inconsistencia podría significar tener que repasar una cantidad de entradas que ocurren desde la fecha original de la transacción hasta la fecha en que La discrepancia se resolvió finalmente.
El uso de una cuenta de error también puede ayudar al proceso de auditar los libros de contabilidad en cualquier momento dado. Dado que las entradas mantenidas en la cuenta son algo cuestionables por alguna razón, la presencia de las transacciones ayuda a explicar por qué no se publicaron en otro lugar. Esto efectivamente le permite al auditor saber que las inconsistencias ya han sido identificadas y que la investigación está en marcha. A partir de ahí, el auditor puede hacer concesiones para esas transacciones particulares, e incluso puede encontrar algo más adelante en la auditoría que ayuda a arrojar luz sobre esas investigaciones.
Es importante tener en cuenta que la colocación de una transacción en una cuenta de error no es una indicación de que alguien está intentando cocinar los libros o intentar algún tipo de fraude financiero. Con mayor frecuencia, las transacciones que se registran en la cuenta no existen más que por un error humano que ocurre en algún momento durante la transacción. Por ejemplo, una transacción puede contabilizarse temporalmente en una cuenta de error debido a una transposición en la serie de números de un número de ruta bancaria. Una vez que se investiga la transacción y se descubre la transposición, se pueden tomar medidas para completar la transacción utilizando el número de ruta correcto y la línea de pedido se puede eliminar de la cuenta de error. Dado que muchas empresas se esfuerzan por monitorear la actividad de la cuenta de error al menos semanalmente, la resolución de la mayoría de los problemas tiene lugar en un período de tiempo relativamente corto.