Wat is een foutaccount?
Een foutenaccount is een type klasse of account dat vaak wordt gebruikt in boekhoudsituaties om transacties met fouten in handelsactiviteiten tijdelijk op te slaan. Het idee achter het foutenaccount is om de transactie bij te houden totdat de oorzaak van de fout is geïdentificeerd en opgelost. Op dat moment wordt de fout van het account verwijderd en naar het juiste account in de boekhoudrecords geboekt. Deze benadering wordt geacht in overeenstemming te zijn met algemeen aanvaarde boekhoudprincipes en dient als een efficiënt middel om situaties bij te houden die extra onderzoek vereisen alvorens een definitieve boeking te maken.
Een van de belangrijkste voordelen van het foutenaccount is dat het gebruik van deze strategie de kans op handelsfouten die later extra boekhoudproblemen kunnen veroorzaken, tot een minimum beperkt. Door de dubieuze transactie in de account te isoleren, wordt de kans om het probleem tot een latere dag te vergeten vermeden en heeft de boeking niet de mogelijkheid om een onbalans tussen andere accounts te creëren. Dit kan accountants veel tijd besparen, omdat het niet gebruiken van een foutenaccount in het geval van enige inconsistentie kan betekenen dat u terug moet gaan door een aantal boekingen die plaatsvinden vanaf de oorspronkelijke datum van de transactie tot de datum waarop de discrepantie was eindelijk opgelost.
Het gebruik van een foutenaccount kan ook helpen bij het auditproces van de boekhoudboeken op een bepaald tijdstip. Omdat boekingen om de een of andere reden enigszins in twijfel worden getrokken, helpt de aanwezigheid van de transacties om uit te leggen waarom ze niet elders werden geboekt. Dit laat de auditor effectief weten dat de inconsistenties al zijn vastgesteld en dat het onderzoek aan de gang is. Van daaruit kan de auditor rekening houden met die specifieke transacties en kan hij zelfs later in de controle iets tegenkomen dat helpt om die onderzoeken te belichten.
Het is belangrijk op te merken dat plaatsing van een transactie op een foutenrekening geen indicatie is dat iemand probeert de boeken te koken of een vorm van financiële fraude probeert. Meestal zijn de transacties die op de rekening worden geboekt zonder andere reden dan menselijke fouten die op enig moment tijdens de transactie optreden. Een transactie kan bijvoorbeeld tijdelijk op een foutenrekening worden geplaatst vanwege een omzetting in de nummerreeks van een bankrouteringsnummer. Nadat de transactie is onderzocht en de transpositie is ontdekt, kunnen acties worden ondernomen om de transactie te voltooien met behulp van het juiste routeringsnummer en kan het regelitem uit het foutenaccount worden verwijderd. Omdat veel bedrijven er een punt van maken om de activiteit van de foutaccounts minstens wekelijks te controleren, vindt de oplossing voor de meeste problemen binnen een relatief korte periode plaats.