¿Cuáles son los diferentes tipos de herramientas de colaboración?
Los tipos comunes de herramientas de colaboración incluyen herramientas de conferencia electrónica y herramientas para ayudar a los participantes del proyecto a crear y compartir más fácilmente información relacionada con el proyecto. Las herramientas de conferencia electrónica pueden incluir herramientas de videoconferencia, herramientas de audioconferencia y herramientas para conferencias de texto. Estas herramientas se pueden usar para conferencias en línea a través de Internet, o se pueden usar a través de una línea telefónica o una red local. Otros tipos de herramientas de colaboración pueden ser herramientas simples que el usuario promedio encuentra todos los días.
Las herramientas de colaboración pueden ser dispositivos de hardware o programas de software que ayudan a los usuarios a comunicarse para lograr un propósito común. Estos tipos de herramientas pueden ayudar a simplificar las operaciones en un proyecto con participantes ubicados en diferentes ubicaciones físicas. Las herramientas de colaboración se utilizan para crear y compartir información y organizar el progreso dentro de un proyecto. Este tipo de herramientas se pueden utilizar para colaborar en una variedad de cosas diferentes, incluidos proyectos para el trabajo o la diversión.
Una herramienta de colaboración de uso común es el correo electrónico. El correo electrónico puede ser una poderosa herramienta de colaboración porque permite a las personas enviar mensajes de texto y archivos multimedia a través de Internet. Las desventajas del correo electrónico como herramienta de colaboración incluyen límites de tamaño de archivo y acceso limitado para los usuarios.
Muchos proveedores de correo electrónico limitan el tamaño de los archivos y la cantidad de datos que un usuario puede almacenar. Además, una vez que se envía un correo electrónico, el acceso está limitado a las personas que originalmente se incluyeron en la lista de destinatarios del correo electrónico. Si más usuarios necesitan acceder a los correos electrónicos originales, los correos electrónicos a menudo deben enviarse manualmente a los nuevos participantes del proyecto.
Los artistas de medios, como los músicos, a menudo usan software colaborativo o sitios web para diseñar música y comunicarse con otros músicos que pueden darles su opinión sobre la música o agregar partes a la música ellos mismos. Un músico que colabora con otro músico puede enviarle archivos por correo electrónico, y el destinatario de los archivos puede usar un software de edición de audio para realizar cambios en el archivo y enviarlo de vuelta. El destinatario también puede dar al remitente del archivo consejos o evaluaciones sobre los medios en el archivo como parte de un esfuerzo de colaboración. Al intercambiar archivos a través del correo electrónico como una herramienta de colaboración, los participantes que crean los medios también deben tener un software compatible que les permita ver y trabajar en los archivos.
Cuando una organización necesita que sus miembros colaboren con frecuencia, puede requerir un conjunto dedicado de herramientas de colaboración. Un departamento de servicio al cliente puede usar herramientas de colaboración para compilar correos electrónicos de formularios creados para problemas comunes de servicio al cliente utilizando un sistema colaborativo dedicado creado para alojar correos electrónicos de respuesta de servicio al cliente. El mismo departamento también puede tener una lista de guiones o información de uso frecuente para ayudar a los trabajadores en tareas similares a beneficiarse de la información presentada por otros trabajadores.