¿Cuáles son los diferentes tipos de herramientas de colaboración?
Los tipos comunes de herramientas de colaboración incluyen herramientas y herramientas de conferencia electrónicas para ayudar a los participantes del proyecto a crear y compartir información más fácilmente relacionada con el proyecto. Las herramientas de conferencias electrónicas pueden incluir herramientas de videoconferencia, herramientas de conferencia de audio y herramientas para conferencias de texto. Estas herramientas se pueden utilizar para conferencias en línea a través de Internet, o pueden usarse a través de una línea telefónica o una red local. Otros tipos de herramientas de colaboración pueden ser herramientas simples que el usuario promedio encuentra todos los días.
Las herramientas de colaboración pueden ser dispositivos de hardware o programas de software que ayudan a los usuarios a comunicarse para lograr un propósito común. Estos tipos de herramientas pueden ayudar a optimizar las operaciones en un proyecto con participantes ubicados en diferentes ubicaciones físicas. Las herramientas de colaboración se utilizan para crear y compartir información y organizar el progreso dentro de un proyecto. Estos tipos de herramientas se pueden usar para colaborar en una variedad de cosas diferentes, incluido el PROJ.ECTS por trabajo o diversión.
Una herramienta de colaboración comúnmente utilizada es el correo electrónico. El correo electrónico puede ser una poderosa herramienta de colaboración porque permite a las personas enviar archivos de texto y medios de comunicación a través de Internet. Las desventajas para enviar por correo electrónico como herramienta de colaboración incluyen límites de tamaño de archivo y acceso limitado para los usuarios.
Muchos proveedores de correo electrónico colocan límites a los tamaños de archivo y la cantidad de datos que un usuario puede almacenar. Además, una vez que se envía un correo electrónico, el acceso se limita a las personas que originalmente fueron incluidas en la lista de receptores de correo electrónico. Si más usuarios necesitan acceso a los correos electrónicos originales, los correos electrónicos a menudo deben enviarse manualmente a los nuevos participantes del proyecto.
Los artistas de los medios como los músicos a menudo usan software colaborativo o sitios web para diseñar música y comunicarse con otros músicos que pueden darles información sobre la música o agregar partes a la música ellos mismos. Un músico colaborando con AnothER Musician podría enviarle archivos a través del correo electrónico, y el destinatario de los archivos puede usar el software de edición de audio para hacer cambios en el archivo y enviarlo de nuevo. El destinatario también puede dar al remitente del asesoramiento o evaluaciones de archivo sobre los medios de comunicación en el archivo como parte de un esfuerzo de colaboración. Al intercambiar archivos a través del correo electrónico como una herramienta de colaboración, los participantes que crean los medios también deben tener un software compatible que les permita ver y trabajar en los archivos.
Cuando una organización necesita que sus miembros colaboren con frecuencia, puede requerir un conjunto dedicado de herramientas de colaboración. Un departamento de servicio al cliente puede usar herramientas de colaboración para compilar correos electrónicos de formulario creados para problemas comunes de servicio al cliente utilizando un sistema de colaboración dedicado creado para alojar correos electrónicos de respuesta al cliente. El mismo departamento también puede tener una lista de scripts o información utilizada con frecuencia para ayudar a los trabajadores en tareas similares a beneficiarse de la información presentada por otros trabajadores.