Hvad er de forskellige typer af samarbejdsværktøjer?
Almindelige typer samarbejdsværktøjer inkluderer elektroniske konferenceværktøjer og værktøjer til at hjælpe projektdeltagere lettere med at oprette og dele information relateret til projektet. Elektroniske konferenceværktøjer kan omfatte videokonferenceværktøjer, lydkonferenceværktøjer og værktøjer til tekstkonference. Disse værktøjer kan bruges til onlinekonference via Internettet, eller de kan bruges over en telefonlinje eller lokalt netværk. Andre typer samarbejdsværktøjer kan være enkle værktøjer, som den gennemsnitlige bruger støder på hver dag.
Samarbejdsværktøjer kan være hardwareenheder eller softwareprogrammer, der hjælper brugere med at kommunikere for at udføre et fælles formål. Disse typer værktøjer kan hjælpe med at strømline operationer i et projekt med deltagere, der er placeret forskellige fysiske steder. Samarbejdsværktøjer bruges til at skabe og dele information og organisere fremskridt inden for et projekt. Disse typer værktøjer kan bruges til at samarbejde om en række forskellige ting, herunder projekter til arbejde eller sjov.
Et ofte brugt samarbejdsværktøj er e-mail. E-mail kan være et kraftfuldt samarbejdsværktøj, fordi det giver folk mulighed for at sende tekst- og mediefiler via Internettet. Ulemper ved e-mail som et samarbejdsværktøj inkluderer filstørrelsesgrænser og begrænset adgang for brugere.
Mange e-mail-udbydere sætter grænser for filstørrelser og mængden af data, som en bruger har lov til at gemme. Når en e-mail er sendt, er adgangen desuden begrænset til de personer, der oprindeligt var inkluderet i listen over e-mail-modtagere. Hvis flere brugere har brug for adgang til de originale e-mails, skal e-mails ofte sendes manuelt til de nye projektdeltagere.
Mediekunstnere som musikere bruger ofte samarbejdssoftware eller websteder til at designe musik og kommunikere med andre musikere, der kan give dem input på musikken eller tilføje dele til musikken selv. En musiker, der samarbejder med en anden musiker, sender ham muligvis filer via e-mail, og modtageren af filerne kan bruge lydredigeringssoftware til at foretage ændringer i filen og sende den tilbage. Modtageren kan også give afsenderen af filen rådgivning eller evalueringer om medierne i filen som en del af en samarbejdsindsats. Når man udveksler filer via e-mail som et samarbejdsværktøj, skal deltagere, der opretter medierne, også have kompatibel software, der giver dem mulighed for at se og arbejde på filerne.
Når en organisation har brug for sine medlemmer til at samarbejde ofte, kan den kræve et dedikeret sæt samarbejdsværktøjer. En kundeserviceafdeling bruger muligvis samarbejdsværktøjer til at kompilere formular-e-mails, der er oprettet til almindelige kundeserviceproblemer ved hjælp af et dedikeret samarbejdssystem, der er bygget til at være vært for kundeservice-e-mails. Den samme afdeling kan også have en liste over scripts eller ofte anvendte oplysninger til at hjælpe arbejdstagere på lignende opgaver med at drage fordel af oplysninger, der er indsendt af andre arbejdstagere.