Wat zijn de verschillende soorten samenwerkingstools?
Veelgebruikte typen samenwerkingstools zijn onder andere elektronische vergaderhulpmiddelen en hulpmiddelen om projectdeelnemers te helpen gemakkelijker informatie met betrekking tot het project te maken en te delen. Elektronische vergaderhulpmiddelen kunnen hulpmiddelen voor videoconferenties, hulpmiddelen voor audioconferenties en hulpmiddelen voor tekstconferenties zijn. Deze tools kunnen worden gebruikt voor online vergaderen via internet, of ze kunnen worden gebruikt via een telefoonlijn of lokaal netwerk. Andere soorten samenwerkingstools kunnen eenvoudige tools zijn die de gemiddelde gebruiker elke dag tegenkomt.
Samenwerkingstools kunnen hardware-apparaten of softwareprogramma's zijn die gebruikers helpen communiceren om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Dit soort hulpmiddelen kan helpen bij het stroomlijnen van activiteiten in een project met deelnemers die zich op verschillende fysieke locaties bevinden. Samenwerkingstools worden gebruikt om informatie te creëren en te delen en de voortgang binnen een project te organiseren. Dit soort tools kan worden gebruikt om samen te werken aan verschillende dingen, waaronder projecten voor werk of plezier.
Een veelgebruikte samenwerkingstool is e-mail. E-mail kan een krachtige samenwerkingstool zijn omdat het mensen in staat stelt tekst- en mediabestanden via internet te verzenden. Nadelen van e-mail als samenwerkingstool zijn onder meer bestandsgroottelimieten en beperkte toegang voor gebruikers.
Veel e-mailproviders stellen beperkingen aan de bestandsgrootte en de hoeveelheid gegevens die een gebruiker mag opslaan. Zodra een e-mail is verzonden, is de toegang bovendien beperkt tot de mensen die oorspronkelijk in de lijst met e-mailontvangers waren opgenomen. Als meer gebruikers toegang tot de originele e-mails nodig hebben, moeten de e-mails vaak handmatig naar de nieuwe projectdeelnemers worden verzonden.
Mediakunstenaars zoals muzikanten gebruiken vaak samenwerkingssoftware of websites om muziek te ontwerpen en te communiceren met andere muzikanten die hen input kunnen geven over de muziek of zelf onderdelen aan de muziek kunnen toevoegen. Een muzikant die samenwerkt met een andere muzikant kan hem bestanden sturen via e-mail en de ontvanger van de bestanden kan audiobewerkingssoftware gebruiken om het bestand te wijzigen en terug te sturen. De ontvanger kan de afzender van het bestand ook advies of beoordelingen geven over de media in het bestand als onderdeel van een samenwerkingsverband. Bij het uitwisselen van bestanden via e-mail als een samenwerkingshulpmiddel, moeten deelnemers die de media maken ook compatibele software hebben waarmee ze de bestanden kunnen bekijken en bewerken.
Wanneer een organisatie haar leden nodig heeft om regelmatig samen te werken, kan het zijn dat ze een speciale set samenwerkingstools nodig hebben. Een klantenservice kan samenwerkingshulpmiddelen gebruiken om formulier-e-mails samen te stellen die zijn gemaakt voor veelvoorkomende problemen met de klantenservice, met behulp van een speciaal samenwerkingssysteem dat is gebouwd voor het hosten van respons-e-mails van de klantenservice. Dezelfde afdeling kan ook een lijst met scripts of vaak gebruikte informatie hebben om werknemers met vergelijkbare taken te helpen profiteren van informatie die door andere werknemers is verstrekt.