Quels sont les différents types d'outils de collaboration?
Les types courants d’outils de collaboration incluent les outils de conférence électronique et les outils permettant aux participants du projet de créer et de partager plus facilement des informations relatives au projet. Les outils de conférence électronique peuvent inclure des outils de vidéoconférence, des outils de conférence audio et des outils de conférence de texte. Ces outils peuvent être utilisés pour les conférences en ligne via Internet ou sur une ligne téléphonique ou un réseau local. D'autres types d'outils de collaboration peuvent être de simples outils que l'utilisateur moyen rencontre quotidiennement.
Les outils de collaboration peuvent être des périphériques matériels ou des logiciels aidant les utilisateurs à communiquer pour atteindre un objectif commun. Ces types d'outils peuvent aider à rationaliser les opérations dans un projet avec des participants situés dans des emplacements physiques différents. Les outils de collaboration sont utilisés pour créer et partager des informations et organiser les progrès au sein d'un projet. Ces types d’outils peuvent être utilisés pour collaborer sur une variété de choses différentes, y compris des projets de travail ou de loisirs.
Un outil de collaboration couramment utilisé est le courrier électronique. Le courrier électronique peut être un puissant outil de collaboration, car il permet aux utilisateurs d'envoyer des fichiers texte et multimédia via Internet. Les inconvénients du courrier électronique en tant qu'outil de collaboration incluent des limites de taille de fichier et un accès limité pour les utilisateurs.
De nombreux fournisseurs de messagerie électronique limitent la taille des fichiers et la quantité de données qu'un utilisateur est autorisé à stocker. En outre, une fois qu'un courrier électronique est envoyé, l'accès est limité aux personnes initialement incluses dans la liste des destinataires. Si davantage d'utilisateurs ont besoin d'accéder aux courriels d'origine, ceux-ci doivent souvent être envoyés manuellement aux nouveaux participants au projet.
Les artistes médiatiques, tels que les musiciens, utilisent souvent des logiciels ou des sites Web collaboratifs pour concevoir de la musique et communiquer avec d’autres musiciens qui peuvent les renseigner sur la musique ou ajouter des éléments à la musique eux-mêmes. Un musicien collaborant avec un autre musicien peut lui envoyer des fichiers par courrier électronique. Le destinataire des fichiers peut utiliser un logiciel de montage audio pour modifier le fichier et le renvoyer. Le destinataire peut également donner à l'expéditeur du fichier des conseils ou des évaluations sur le support contenu dans le fichier dans le cadre d'un effort de collaboration. Lors de l'échange de fichiers par courrier électronique en tant qu'outil de collaboration, les participants créant le support doivent également disposer d'un logiciel compatible leur permettant de visualiser et de travailler sur les fichiers.
Lorsqu'une organisation a besoin de la collaboration fréquente de ses membres, un ensemble d'outils de collaboration dédié peut être nécessaire. Un service clientèle peut utiliser des outils collaboratifs pour compiler des courriers électroniques sous forme de formulaires créés pour des problèmes de service client courants, à l'aide d'un système collaboratif dédié conçu pour héberger des courriels de réponse du service client. Le même département peut également disposer d'une liste de scripts ou d'informations fréquemment utilisées pour aider les travailleurs affectés à des tâches similaires à tirer parti des informations fournies par d'autres travailleurs.