¿Qué es la clasificación de datos?

La clasificación de datos consiste en analizar y clasificar los activos de datos de una organización con el objetivo de determinar el acceso, almacenamiento y retención apropiados. Es una disciplina dentro del campo más amplio de la gestión de datos. Además, es parte de la gestión del ciclo de vida de la información (ILM).

Como parte de ILM, la clasificación de datos ayuda a una organización a comprender varios aspectos de sus datos, que incluyen requisitos de seguridad, legales y de cumplimiento, importancia comercial, necesidades de disponibilidad y su ubicación actual. Una vez que se han entendido los diversos aspectos de los datos, se puede implementar una política apropiada para su seguridad y retención. El proyecto de clasificación debe ser llevado a cabo por los propietarios de los procesos comerciales y los representantes legales y de cumplimiento en asociación con el departamento de tecnología de la información (TI). Aunque las herramientas de software están disponibles para ayudar en la recopilación y el análisis, el proceso de clasificación de datos es principalmente manual y puede llevar mucho tiempo.

Los datos se consideran uno de dos tipos: estructurados o no estructurados. Los datos estructurados generalmente se encuentran en bases de datos. A menudo es información específica de la organización, como registros de empleados, clientes y productos. Por lo general, no se puede acceder a la información directamente, pero se debe acceder a través de una interfaz de programación de aplicaciones (API). Los datos no estructurados se encuentran en documentos electrónicos o en papel, correos electrónicos u otros tipos de contenido de forma libre, que pueden incluir archivos de audio y video.

La clasificación de datos puede beneficiar a una organización de varias maneras. Es posible que se requiera la prueba de la existencia de una política y el cumplimiento de la política para cumplir con las regulaciones gubernamentales sobre el manejo de datos financieros o confidenciales. Los requisitos de la ley tributaria son un ejemplo de estas regulaciones. La clasificación de datos puede beneficiar a una organización en el caso de un litigio legal, porque la clasificación de datos adecuada, junto con una política ILM implementada, asegura que los datos requeridos por el litigio estén disponibles y que los datos extraños no estén disponibles. La organización puede protegerse de las acciones de empleados descontentos o errores de los empleados clasificando y restringiendo de manera apropiada el acceso a datos privados, altamente confidenciales y de alto secreto.

Algunos otros beneficios de la clasificación de datos incluyen la reducción potencial en los costos de respaldo y almacenamiento porque los datos no se mantendrán por más tiempo del necesario. Los medios de almacenamiento de datos también deben coincidir con sus requisitos de disponibilidad. En otras palabras, los datos que se necesitan de inmediato deben estar en un dispositivo de almacenamiento que permita acceder de inmediato, como un servidor de red. Los datos que no se necesitan de inmediato pueden almacenarse en un dispositivo que no proporciona acceso inmediato, como la cinta digital.

Además de cumplir con los requisitos legales y de cumplimiento, comprender los datos puede generar otros beneficios importantes. La organización que ha analizado y clasificado sus datos podría extraer más eficazmente esta información para la toma de decisiones o fines de marketing. Este uso más efectivo de los datos puede conducir a una mejor rentabilidad.