¿Qué es la clasificación de datos?
La clasificación de datos consiste en analizar y clasificar los activos de datos de una organización con el objetivo de determinar el acceso, el almacenamiento y la retención apropiados. Es una disciplina dentro del campo más amplio de la gestión de datos. Además, forma parte de la gestión del ciclo de vida de la información (ILM).
Como parte de la ILM, la clasificación de datos ayuda a una organización a comprender varios aspectos de sus datos, que incluyen seguridad, requisitos legales y de cumplimiento, importancia comercial, necesidades de disponibilidad y su ubicación actual. Después de que se hayan entendido los diversos aspectos de los datos, se puede implementar una política apropiada para su seguridad y retención. El proyecto de clasificación debe ser realizado por los propietarios de procesos comerciales y los representantes legales y de cumplimiento en asociación con el departamento de tecnología de la información (TI). Aunque las herramientas de software están disponibles para ayudar en la recopilación y el análisis, el proceso de clasificación de datos es principalmente manual, y puede pasar el tiempo de consumong.
Los datos se consideran uno de los dos tipos: estructurado o no estructurado. Los datos estructurados generalmente se encuentran en bases de datos. A menudo es información específica de la organización, como los registros de empleados, clientes y productos. Por lo general, no se puede acceder directamente a la información, pero se debe acceder a través de una interfaz de programación de aplicaciones (API). Los datos no estructurados se encuentran en documentos electrónicos o en papel, correos electrónicos u otros tipos de contenido de formulario gratuito, que pueden incluir archivos de audio y video.
La clasificación de datos puede beneficiar a una organización de varias maneras. La prueba de la existencia de una política y adherencia a la política podría ser requerida para cumplir con las regulaciones gubernamentales en torno al manejo de datos financieros o confidenciales. Los requisitos de la ley fiscal son un ejemplo de estas regulaciones. La clasificación de datos puede beneficiar a una organización en el caso de litigios legales, porque la clasificación de datos apropiadaN, junto con una política ILM implementada, asegura que los datos requeridos por el litigio estén disponibles y que los datos extraños no están disponibles. La organización puede protegerse de las acciones de los empleados descontentos o los errores de los empleados al clasificar y restringir adecuadamente el acceso a datos propietarios, altamente confidenciales y de alto secreto.
Algunos otros beneficios de la clasificación de datos incluyen una reducción potencial en los costos de respaldo y almacenamiento porque los datos no se mantendrán más tiempo de lo que debe ser. Los medios de almacenamiento de datos también deben coincidir con sus requisitos de disponibilidad. En otras palabras, los datos que se necesitan inmediatamente deben estar en un dispositivo de almacenamiento que permita que se acceda de inmediato, como un servidor de red. Los datos que no se necesitan inmediatamente se pueden almacenar en un dispositivo que no proporciona acceso inmediato, como cinta digital.
Además de cumplir con los requisitos legales y de cumplimiento, comprender los datos podría generar otros beneficios importantes. El oLa ganización que ha analizado y clasificado sus datos podría ser capaz de extraer de manera más efectiva esta información para la toma de decisiones o el marketing. Este uso más efectivo de los datos puede conducir a una mejor rentabilidad.