Vad är dataklassificering?

Dataklassificering består av att analysera och kategorisera en organisations datatillgångar med målet att bestämma lämplig åtkomst, lagring och lagring. Det är en disciplin inom det bredare området för datahantering. Dessutom är det en del av informationslivscykelhantering (ILM).

Som en del av ILM hjälper dataklassificering en organisation att förstå olika aspekter av sina data, som inkluderar säkerhet, lagliga och efterlevnadskrav, affärsvikt, tillgänglighetsbehov och dess nuvarande plats. Efter att de olika aspekterna av uppgifterna har förståts kan en policy som är lämplig för dess säkerhet och lagring implementeras. Klassificeringsprojektet bör genomföras av affärsprocessägare och juridiska och efterlevnadsrepresentanter i samarbete med IT-avdelningen. Även om mjukvaruverktyg finns tillgängliga för att hjälpa till att samla in och analysera, är dataklassificeringsprocessen främst manuell och det kan vara tidskrävande.

Data anses vara en av två typer: strukturerade eller ostrukturerade. Strukturerade data finns vanligtvis i databaser. Det är ofta organisationsspecifik information, som anställda, kunder och produktjournaler. Vanligtvis kan informationen inte nås direkt, men den måste nås via ett applikationsprogrammeringsgränssnitt (API). Ostrukturerad data finns i elektroniska eller pappersdokument, e-postmeddelanden eller andra typer av fritt forminnehåll, som kan inkludera ljud- och videofiler.

Dataklassificering kan gynna en organisation på flera sätt. Ett bevis på att det finns en policy och att politiken följs kan krävas för att uppfylla statliga bestämmelser kring hantering av finansiella eller känsliga uppgifter. Skattelagstiftningskrav är ett exempel på dessa föreskrifter. Dataklassificering kan gynna en organisation i fall av juridisk rättstvist, eftersom lämplig dataklassificering, tillsammans med en implementerad ILM-policy, säkerställer att de uppgifter som krävs av tvisten är tillgängliga och att främmande data inte är tillgängliga. Organisationen kan skyddas från handlingar från missnöjda anställda eller misstag av anställda genom att klassificera och begränsa tillgången till äganderättsliga, mycket konfidentiella och topphemliga uppgifter på lämpligt sätt.

Vissa andra fördelar med dataklassificering inkluderar möjlig minskning av säkerhetskopierings- och lagringskostnader eftersom data inte kommer att bibehållas längre än de behöver. Datalagringsmedier bör också anpassas till dess tillgänglighetskrav. Med andra ord, data som behövs omedelbart måste finnas på en lagringsenhet som tillåter åtkomst till den omedelbart, till exempel en nätverksserver. Data som inte behövs omedelbart kan lagras på en enhet som inte ger omedelbar åtkomst, till exempel digitalt band.

Förutom att uppfylla lagkrav och efterlevnadskrav kan förståelse av uppgifterna ge andra viktiga fördelar. Den organisation som har analyserat och klassificerat sina uppgifter kan kanske effektivare bryta denna information för beslutsfattande eller marknadsföringsändamål. Denna effektivare användning av data kan leda till förbättrad lönsamhet.