O que é classificação de dados?
A classificação dos dados consiste em analisar e categorizar os ativos de dados de uma organização com o objetivo de determinar o acesso, armazenamento e retenção adequados. É uma disciplina dentro do campo mais amplo de gerenciamento de dados. Além disso, faz parte do gerenciamento do ciclo de vida da informação (ILM).
Como parte do ILM, a classificação de dados ajuda uma organização a entender vários aspectos de seus dados, que incluem segurança, requisitos legais e de conformidade, importância do negócio, necessidades de disponibilidade e sua localização atual. Após a compreensão dos vários aspectos dos dados, uma política apropriada para sua segurança e retenção pode ser implementada. O projeto de classificação deve ser realizado pelos proprietários do processo de negócios e pelos representantes legais e de conformidade em parceria com o departamento de tecnologia da informação (TI). Embora as ferramentas de software estejam disponíveis para auxiliar na coleta e análise, o processo de classificação dos dados é principalmente manual e pode ser demorado.
Os dados são considerados um dos dois tipos: estruturados ou não estruturados. Dados estruturados são geralmente encontrados em bancos de dados. Geralmente, são informações específicas da organização, como registros de funcionários, clientes e produtos. Normalmente, as informações não podem ser acessadas diretamente, mas devem ser acessadas por meio de uma API (Application Programming Interface). Dados não estruturados são encontrados em documentos eletrônicos ou em papel, e-mails ou outros tipos de conteúdo de forma livre, que podem incluir arquivos de áudio e vídeo.
A classificação dos dados pode beneficiar uma organização de várias maneiras. A comprovação da existência de uma política e a aderência à política podem ser necessárias para atender às regulamentações governamentais em relação ao tratamento de dados financeiros ou confidenciais. Os requisitos da lei tributária são um exemplo desses regulamentos. A classificação de dados pode beneficiar uma organização no caso de litígios legais, porque a classificação de dados apropriada, juntamente com uma política ILM implementada, garante que os dados exigidos pelo litígio estejam disponíveis e que dados estranhos não estejam disponíveis. A organização pode ser protegida contra ações de funcionários descontentes ou erros de funcionários, classificando e restringindo adequadamente o acesso a dados proprietários, altamente confidenciais e extremamente secretos.
Alguns outros benefícios da classificação de dados incluem uma possível redução nos custos de backup e armazenamento, porque os dados não serão mantidos por mais tempo do que precisam. A mídia de armazenamento de dados também deve corresponder aos seus requisitos de disponibilidade. Em outras palavras, os dados necessários imediatamente devem estar em um dispositivo de armazenamento que permita o acesso imediato, como um servidor de rede. Os dados que não são necessários imediatamente podem ser armazenados em um dispositivo que não fornece acesso imediato, como fita digital.
Além de atender aos requisitos legais e de conformidade, a compreensão dos dados pode gerar outros benefícios importantes. A organização que analisou e classificou seus dados pode conseguir extrair essas informações com mais eficiência para fins de tomada de decisão ou marketing. Esse uso mais eficaz dos dados pode levar a uma melhor lucratividade.