Che cos'è la classificazione dei dati?
La classificazione dei dati consiste nell'analisi e nella classificazione delle risorse di dati di un'organizzazione con l'obiettivo di determinare l'accesso, l'archiviazione e la conservazione appropriati. È una disciplina all'interno del più ampio campo della gestione dei dati. Inoltre, fa parte della gestione del ciclo di vita delle informazioni (ILM).
Come parte di ILM, la classificazione dei dati aiuta un'organizzazione a comprendere vari aspetti dei suoi dati, tra cui requisiti di sicurezza, legali e di conformità, importanza aziendale, esigenze di disponibilità e posizione attuale. Dopo aver compreso i vari aspetti dei dati, è possibile implementare una politica appropriata per la sua sicurezza e conservazione. Il progetto di classificazione dovrebbe essere intrapreso dai proprietari dei processi aziendali e dai rappresentanti legali e di conformità in collaborazione con il dipartimento IT. Sebbene siano disponibili strumenti software per la raccolta e l'analisi, il processo di classificazione dei dati è principalmente manuale e può richiedere molto tempo.
I dati sono considerati di due tipi: strutturati o non strutturati. I dati strutturati si trovano di solito nei database. Spesso si tratta di informazioni specifiche dell'organizzazione, come record di dipendenti, clienti e prodotti. In genere, non è possibile accedere direttamente alle informazioni, ma è necessario accedervi tramite un'interfaccia di programmazione dell'applicazione (API). I dati non strutturati si trovano in documenti elettronici o cartacei, e-mail o altri tipi di contenuti in formato libero, che potrebbero includere file audio e video.
La classificazione dei dati può apportare vantaggi a un'organizzazione in diversi modi. La prova dell'esistenza di una politica e l'adesione alla politica potrebbero essere richieste per soddisfare le normative governative in materia di gestione di dati finanziari o sensibili. I requisiti del diritto tributario sono un esempio di questi regolamenti. La classificazione dei dati può essere utile a un'organizzazione in caso di contenzioso legale, poiché un'adeguata classificazione dei dati, insieme a una politica ILM implementata, garantisce che i dati richiesti dal contenzioso siano disponibili e che non siano disponibili dati estranei. L'organizzazione può essere protetta dalle azioni dei dipendenti scontenti o dagli errori dei dipendenti classificando e limitando in modo appropriato l'accesso a dati proprietari, altamente riservati e top-secret.
Alcuni altri vantaggi della classificazione dei dati includono la potenziale riduzione dei costi di backup e archiviazione poiché i dati non verranno mantenuti più a lungo di quanto non sia necessario. Anche i supporti di archiviazione dei dati devono essere abbinati ai requisiti di disponibilità. In altre parole, i dati necessari immediatamente devono trovarsi su un dispositivo di archiviazione che consenta di accedervi immediatamente, ad esempio un server di rete. I dati non necessari immediatamente possono essere archiviati su un dispositivo che non fornisce accesso immediato, come un nastro digitale.
Oltre a soddisfare i requisiti legali e di conformità, la comprensione dei dati potrebbe comportare altri importanti vantaggi. L'organizzazione che ha analizzato e classificato i propri dati potrebbe essere in grado di estrarre in modo più efficace queste informazioni a fini decisionali o di marketing. Questo uso più efficace dei dati può portare a una migliore redditività.