Was ist Datenklassifizierung?
Die Datenklassifizierung besteht aus der Analyse und Kategorisierung der Datenbestände eines Unternehmens mit dem Ziel, den angemessenen Zugriff, die Speicherung und die Aufbewahrung zu bestimmen. Es ist eine Disziplin im breiteren Bereich des Datenmanagements. Darüber hinaus ist es Teil des Information Lifecycle Management (ILM).
Als Teil von ILM hilft die Datenklassifizierung einem Unternehmen, verschiedene Aspekte seiner Daten zu verstehen, darunter Sicherheits-, Rechts- und Compliance-Anforderungen, geschäftliche Bedeutung, Verfügbarkeitsanforderungen und den aktuellen Standort. Nachdem die verschiedenen Aspekte der Daten verstanden wurden, kann eine für ihre Sicherheit und Aufbewahrung geeignete Richtlinie implementiert werden. Das Klassifizierungsprojekt sollte von den Eigentümern der Geschäftsprozesse und den Vertretern für Recht und Compliance in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung durchgeführt werden. Obwohl Softwaretools zur Unterstützung der Erfassung und Analyse verfügbar sind, erfolgt die Datenklassifizierung in erster Linie manuell und kann zeitaufwendig sein.
Es gibt zwei Arten von Daten: strukturierte oder unstrukturierte. Strukturierte Daten befinden sich normalerweise in Datenbanken. Es handelt sich häufig um organisationsspezifische Informationen wie Mitarbeiter-, Kunden- und Produktdatensätze. Normalerweise kann nicht direkt auf die Informationen zugegriffen werden, sondern es muss über eine Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) zugegriffen werden. Unstrukturierte Daten befinden sich in elektronischen oder Papierdokumenten, E-Mails oder anderen Arten von Inhalten in Freiform, einschließlich Audio- und Videodateien.
Die Klassifizierung von Daten kann einer Organisation auf verschiedene Weise zugute kommen. Der Nachweis des Bestehens einer Richtlinie und die Einhaltung der Richtlinie kann erforderlich sein, um die behördlichen Vorschriften zum Umgang mit finanziellen oder sensiblen Daten zu erfüllen. Steuerrechtliche Anforderungen sind ein Beispiel für diese Regelungen. Eine Datenklassifizierung kann einer Organisation im Fall von Rechtsstreitigkeiten zugute kommen, da eine angemessene Datenklassifizierung zusammen mit einer implementierten ILM-Richtlinie sicherstellt, dass die für den Rechtsstreit erforderlichen Daten verfügbar sind und keine externen Daten verfügbar sind. Die Organisation kann vor den Handlungen verärgerter Mitarbeiter oder vor Mitarbeiterfehlern geschützt werden, indem der Zugriff auf geschützte, streng vertrauliche und streng geheime Daten entsprechend klassifiziert und eingeschränkt wird.
Zu den weiteren Vorteilen der Datenklassifizierung gehört die potenzielle Reduzierung der Sicherungs- und Speicherkosten, da die Daten nicht länger als erforderlich aufbewahrt werden. Datenträger sollten auch an die Verfügbarkeitsanforderungen angepasst werden. Mit anderen Worten, Daten, die sofort benötigt werden, müssen sich auf einem Speichergerät befinden, auf das sofort zugegriffen werden kann, z. B. auf einem Netzwerkserver. Daten, die nicht sofort benötigt werden, können auf einem Gerät gespeichert werden, auf das nicht sofort zugegriffen werden kann, z. B. auf einem Digitalband.
Das Verständnis der Daten kann nicht nur die gesetzlichen und Compliance-Anforderungen erfüllen, sondern auch andere wichtige Vorteile bringen. Die Organisation, die ihre Daten analysiert und klassifiziert hat, kann diese Informationen möglicherweise effektiver für Entscheidungs- oder Marketingzwecke nutzen. Diese effektivere Datennutzung kann zu einer verbesserten Rentabilität führen.