Co je klasifikace dat?

Klasifikace dat spočívá v analýze a kategorizaci datových aktiv organizace s cílem stanovit vhodný přístup, skladování a udržení. Je to disciplína v širší oblasti správy dat. Kromě toho je součástí správy životního cyklu informací (ILM). Po pochopení různých aspektů údajů lze zavést politiku vhodnou pro jeho zabezpečení a udržení. Klasifikační projekt by měl provádět vlastníci obchodních procesů a zástupci právních a dodržování předpisů ve spolupráci s oddělením informačních technologií (IT). Ačkoli jsou k dispozici softwarové nástroje pro pomoc při sběru a analýze, proces klasifikace dat je primárně manuální a může to být časové konzuming.

data jsou považována za jeden ze dvou typů: strukturované nebo nestrukturované. Strukturovaná data se obvykle nacházejí v databázích. Jsou to často informace o organizaci, jako jsou zaměstnanci, záznamy zákazníků a produktů. K informacím obvykle nelze přistupovat přímo, ale musí být přístupné prostřednictvím aplikačního programovacího rozhraní (API). Nestrukturovaná data jsou nalezena v elektronických nebo papírenských dokumentech, e -mailech nebo jiných typech obsahu bezplatného formuláře, které mohou zahrnovat zvukové a video soubory.

Klasifikace dat může přínosem organizace několika způsoby. Důkaz existence politiky a dodržování politiky by mohl být vyžadován k splnění vládních předpisů ohledně nakládání s finančními nebo citlivými údaji. Požadavky na daňové právo jsou jedním z příkladů těchto předpisů. Klasifikace dat může být přínosem pro organizaci v případě právního sporu, protože příslušné klasické údajeN, spolu s implementovanou politikou ILM, zajišťuje, že jsou k dispozici data požadovaná soudním sporem a že nejsou k dispozici cizí údaje. Organizace může být chráněna před jednáním nespokojených zaměstnanců nebo chyb zaměstnanců náležitou klasifikací a omezením přístupu k proprietárním, vysoce důvěrným a přísně tajným datům.

Některé další výhody klasifikace dat zahrnují potenciální snížení nákladů na zálohování a skladování, protože data nebudou udržována déle, než je třeba. Média pro ukládání dat by měly být také spojeny s požadavky na dostupnost. Jinými slovy, data, která je potřeba, musí být okamžitě na úložném zařízení, které umožňuje okamžitě přistupovat, jako je síťový server. Data, která nejsou potřeba okamžitě, mohou být uložena na zařízení, které neposkytuje okamžitý přístup, jako je digitální páska.

Kromě splnění požadavků na právní a dodržování požadavků může porozumění údajům přinést další důležité výhody. ORGanizace, která analyzovala a klasifikovala její data, by mohla být schopna efektivněji těžit tyto informace pro rozhodovací nebo marketingové účely. Toto účinnější použití dat může vést ke zlepšení ziskovosti.