Co je klasifikace dat?

Klasifikace dat spočívá v analýze a kategorizaci datových aktiv organizace s cílem určit vhodný přístup, uložení a uchování. Je to disciplína v širším oboru správy dat. Kromě toho je součástí správy životního cyklu informací (ILM).

V rámci ILM klasifikace dat pomáhá organizaci porozumět různým aspektům jejích dat, mezi něž patří bezpečnost, právní požadavky a požadavky na dodržování předpisů, obchodní význam, potřeby dostupnosti a její aktuální umístění. Po pochopení různých aspektů údajů lze implementovat politiku vhodnou pro její zabezpečení a uchovávání. Projekt klasifikace by měli provádět vlastníci obchodních procesů a zákonní zástupci a zástupci pro dodržování předpisů ve spolupráci s oddělením informačních technologií (IT). Přestože jsou k dispozici softwarové nástroje, které pomáhají při sběru a analýze, proces klasifikace dat je především manuální a může být časově náročný.

Data jsou považována za jeden ze dvou typů: strukturované nebo nestrukturované. Strukturovaná data se obvykle nacházejí v databázích. Často se jedná o informace specifické pro organizaci, jako jsou záznamy o zaměstnancích, zákaznících a produktech. K informacím obvykle nelze přistupovat přímo, ale musí k nim být přistupováno prostřednictvím aplikačního programovacího rozhraní (API). Nestrukturovaná data se nacházejí v elektronických nebo papírových dokumentech, e-mailech nebo jiných typech obsahu bezplatných formulářů, které mohou zahrnovat zvukové a video soubory.

Klasifikace dat může organizaci prospět několika způsoby. Pro splnění vládních předpisů týkajících se nakládání s finančními nebo citlivými údaji může být vyžadováno prokázání existence politiky a její dodržování. Jedním z příkladů těchto předpisů jsou požadavky daňového práva. Klasifikace dat může být pro organizaci přínosem v případě soudních sporů, protože odpovídající klasifikace dat spolu s implementovanou politikou ILM zajišťuje, že data požadovaná soudním sporem jsou k dispozici a cizí data nejsou k dispozici. Organizace může být chráněna před činy nespokojených zaměstnanců nebo chyb zaměstnanců tím, že vhodně klasifikuje a omezuje přístup k proprietárním, vysoce důvěrným a přísně tajným údajům.

Mezi další výhody klasifikace dat patří možné snížení nákladů na zálohování a skladování, protože data nebudou udržována déle, než je třeba. Média pro ukládání dat by také měla odpovídat požadavkům na dostupnost. Jinými slovy, data, která jsou okamžitě potřebná, musí být na paměťovém zařízení, které umožňuje okamžitý přístup, například na síťový server. Data, která nejsou okamžitě potřebná, lze uložit na zařízení, které neposkytuje okamžitý přístup, například na digitální pásku.

Porozumění údajům může kromě splnění zákonných požadavků a požadavků na shodu přinést další důležité výhody. Organizace, která analyzovala a klasifikovala svá data, by mohla být schopna tyto informace účinněji těžit pro účely rozhodování nebo marketingu. Toto efektivnější využití dat může vést ke zvýšené ziskovosti.