Co to jest klasyfikacja danych?
Klasyfikacja danych polega na analizie i kategoryzacji zasobów danych organizacji w celu ustalenia odpowiedniego dostępu, przechowywania i przechowywania. Jest to dyscyplina w szerszym zakresie zarządzania danymi. Ponadto jest częścią zarządzania cyklem życia informacji (ILM).
W ramach ILM klasyfikacja danych pomaga organizacji zrozumieć różne aspekty jej danych, w tym wymogi bezpieczeństwa, wymogi prawne i zgodność, znaczenie biznesowe, potrzeby w zakresie dostępności i bieżącą lokalizację. Po zrozumieniu różnych aspektów danych można wdrożyć politykę odpowiednią dla ich bezpieczeństwa i przechowywania. Projekt klasyfikacji powinni podjąć właściciele procesów biznesowych oraz przedstawiciele prawni i ds. Zgodności we współpracy z działem technologii informacyjnej (IT). Chociaż dostępne są narzędzia programowe pomocne w gromadzeniu i analizie, proces klasyfikacji danych jest przede wszystkim ręczny i może być czasochłonny.
Dane są uważane za jeden z dwóch typów: uporządkowany lub nieustrukturyzowany. Dane strukturalne zwykle znajdują się w bazach danych. Często są to informacje specyficzne dla organizacji, takie jak dokumentacja pracownika, klienta i produktu. Zazwyczaj informacje nie są dostępne bezpośrednio, ale muszą być dostępne za pośrednictwem interfejsu programowania aplikacji (API). Nieustrukturyzowane dane znajdują się w dokumentach elektronicznych lub papierowych, wiadomościach e-mail lub innych rodzajach treści o dowolnej formie, które mogą obejmować pliki audio i wideo.
Klasyfikacja danych może przynieść korzyści organizacji na kilka sposobów. Dowód na istnienie polisy i jej przestrzeganie może być wymagany w celu spełnienia przepisów rządowych dotyczących przetwarzania danych finansowych lub wrażliwych. Wymogi prawa podatkowego są jednym z przykładów tych przepisów. Klasyfikacja danych może przynieść korzyść organizacji w przypadku sporów prawnych, ponieważ odpowiednia klasyfikacja danych, wraz z wdrożoną polityką ILM, zapewnia, że dane wymagane w sporze są dostępne, a dane obce nie są dostępne. Organizacja może być chroniona przed działaniami niezadowolonych pracowników lub błędami pracowników poprzez odpowiednią klasyfikację i ograniczenie dostępu do zastrzeżonych, wysoce poufnych i ściśle tajnych danych.
Niektóre inne zalety klasyfikacji danych obejmują potencjalną redukcję kosztów tworzenia kopii zapasowych i przechowywania, ponieważ dane nie będą przechowywane dłużej, niż trzeba. Nośniki danych należy również dopasować do wymagań dotyczących dostępności. Innymi słowy, dane, które są natychmiast potrzebne, muszą znajdować się na urządzeniu magazynującym, które umożliwia natychmiastowy dostęp, takim jak serwer sieciowy. Dane, które nie są natychmiast potrzebne, mogą być przechowywane na urządzeniu, które nie zapewnia natychmiastowego dostępu, takim jak taśma cyfrowa.
Oprócz spełnienia wymagań prawnych i zgodności, zrozumienie danych może przynieść inne ważne korzyści. Organizacja, która przeanalizowała i sklasyfikowała swoje dane, może być w stanie skuteczniej wydobywać te informacje do celów decyzyjnych lub marketingowych. To bardziej efektywne wykorzystanie danych może prowadzić do poprawy rentowności.