¿Qué son los documentos de envío?
También conocidos como documentos de transporte, los documentos de envío son documentos legales que se utilizan en el proceso de transporte de mercancías de un lugar a otro. Se requieren documentos para el envío para el transporte legal de mercancías en entornos domésticos, así como con envíos internacionales de todo tipo. Los documentos exactos necesarios para gestionar el envío y la entrega de bienes variarán, de acuerdo con los reglamentos y normas que se aplican tanto en el punto de partida del envío como en el destino, así como en cualquier punto intermedio en el que los bienes deben registrarse e inspeccionarse.
Uno de los documentos de envío más básicos es el conocimiento de embarque. Utilizado en esfuerzos de envío nacionales e internacionales, este documento a menudo es emitido por el transportista o un agente del transportista. En algunas naciones, el remitente puede preparar el conocimiento de embarque con anticipación, siempre que el documento cumpla con las reglamentaciones nacionales de envío y los estándares del transportista. Si bien los detalles contenidos en el documento variarán, la mayoría identificará al remitente y al destinatario, proporcionando información de contacto básica para ambas partes. También se proporciona una descripción de los productos que se incluyen en el envío, junto con las cantidades de cada bien dentro del envío y el peso total del envío. Los transportistas generalmente incluirán datos sobre la recolección del envío, la fecha de entrega anticipada e información sobre los cargos de envío, incluido si esos cargos son prepagos o por cobrar.
La lista de empaque es otro ejemplo de los documentos básicos de envío que se incluyen habitualmente en la documentación que acompaña a un envío. Este documento a menudo sirve como el medio para que el destinatario verifique que los artículos identificados en el conocimiento de embarque se entreguen de hecho al destinatario. Las políticas de algunos departamentos de envío y recepción requieren que solo se acepten envíos acompañados de una lista de empaque o albarán.
Con los envíos internacionales, hay varios otros tipos de documentos de envío que probablemente sean necesarios. Un certificado de origen establece dónde se originó el envío y quién fue responsable de preparar los productos para el envío. Un certificado de seguro documenta la cobertura adquirida para proteger el envío en ruta, protegiendo efectivamente los intereses tanto del remitente como del destinatario. Los documentos aduaneros son necesarios para permitir que las mercancías salgan del país de origen y sean recibidas en la nación donde reside el destinatario. Si el envío debe pasar por varias naciones en el camino, los documentos aduaneros deben cumplir con los estándares impuestos por cada puerto o punto de parada en el camino.
Los documentos de envío son importantes para proteger a todas las partes involucradas en el proceso de envío. Al cumplir con las regulaciones de envío que se aplican, es posible garantizar que los pedidos sean correctos, se entreguen a tiempo, se empaqueten de manera que cumplan con los estándares de envío y que las tarifas cobradas por el proceso de envío en sí sean compatibles con cualquier contrato que exista entre el remitente y el transportista. Cuando alguno de los documentos de envío requeridos por la ley no está preparado adecuadamente, existe una posibilidad real de que el envío se desvíe hasta que se corrijan los errores o se preparen y reenvíen los documentos de reemplazo al lugar donde se almacena temporalmente el envío.