Wat zijn verzenddocumenten?
Ook wel transportdocumenten genoemd, zijn verzenddocumenten legale documenten die worden gebruikt bij het transport van goederen van de ene naar de andere locatie. Documenten voor verzending zijn vereist voor het legale transport van goederen in binnenlandse omgevingen, evenals voor internationale verzending van alle soorten. De exacte documenten die nodig zijn om de verzending en levering van goederen te beheren, zullen variëren, op basis van voorschriften en normen die van toepassing zijn op zowel het startpunt voor de verzending als de bestemming, evenals eventuele punten daartussen waar de goederen moeten worden geregistreerd en geïnspecteerd.
Een van de meest elementaire verzenddocumenten is de vrachtbrief. Gebruikt voor zowel binnenlandse als internationale verzendactiviteiten, wordt dit document vaak uitgegeven door de vervoerder of een agent voor de vervoerder. In sommige landen kan de verzender de vrachtbrief van tevoren voorbereiden, zolang het document voldoet aan zowel de nationale verzendvoorschriften als de normen van de koerier. Hoewel de details in het document variëren, zullen de meeste de verzender en de ontvanger identificeren en basisinformatie voor beide partijen verstrekken. Er wordt ook een beschrijving gegeven van de goederen die in de zending zijn opgenomen, samen met de hoeveelheden van elk goed binnen de zending en het totale gewicht van de zending. Vervoerders bevatten meestal gegevens over het ophalen van de zending, de verwachte leverdatum en informatie over de verzendkosten, inclusief of die kosten vooraf zijn betaald of worden geïnd.
De paklijst is een ander voorbeeld van de standaard verzenddocumenten die routinematig worden opgenomen in het papierwerk dat bij een zending hoort. Dit document dient vaak als middel voor de ontvanger om te controleren of de op de vrachtbrief geïdentificeerde artikelen daadwerkelijk aan de ontvanger zijn afgeleverd. Beleid van sommige verzend- en ontvangende afdelingen vereist dat alleen zendingen met een paklijst of pakbon worden geaccepteerd.
Bij internationale zendingen zijn er verschillende andere soorten verzenddocumenten die waarschijnlijk nodig zijn. Een certificaat van oorsprong geeft aan waar de zending vandaan komt en wie verantwoordelijk was voor het klaarmaken van de goederen voor verzending. Een verzekeringscertificaat documenteert de dekking die is verkregen om de zending onderweg te beschermen, waardoor de belangen van zowel de verzender als de ontvanger effectief worden beschermd. Douanedocumenten zijn nodig om de goederen het land van oorsprong te laten verlaten en te kunnen ontvangen in het land waar de ontvanger woont. Als de zending onderweg verschillende landen moet passeren, moeten de douanedocumenten voldoen aan de normen die door elke haven of tussenstop worden opgelegd.
Verzenddocumenten zijn belangrijk om alle bij het verzendproces betrokken partijen te beschermen. Door te voldoen aan de geldende verzendvoorschriften, is het mogelijk om ervoor te zorgen dat bestellingen correct zijn, op tijd worden geleverd, worden verpakt op een manier die in overeenstemming is met de verzendnormen en dat de tarieven die worden aangerekend voor het verzendproces zelf compatibel zijn met eventuele contracten tussen de verlader en de vervoerder. Wanneer een van de wettelijk vereiste verzenddocumenten niet correct is voorbereid, is er een reële kans dat de verzending wordt uitgevoerd totdat de fouten zijn gecorrigeerd of vervangende documenten zijn voorbereid en doorgestuurd naar de locatie waar de verzending tijdelijk is opgeslagen.