Hvad er forsendelsesdokumenter?

Også kendt som transportdokumenter er forsendelsesdokumenter juridiske dokumenter, der bruges til at transportere varer fra et sted til et andet. Dokumenter til forsendelse er påkrævet for lovlig transport af varer i indenlandske omgivelser såvel som med international forsendelse af alle typer. De nøjagtige dokumenter, der kræves for at styre forsendelsen og leveringen af ​​varer, vil variere, afhængigt af regler og standarder, der gælder både ved udgangspunktet for forsendelsen og destinationen, samt eventuelle punkter imellem, hvor varerne skal registreres og inspiceres.

Et af de mest basale forsendelsesdokumenter er afregningsbrevet. Brugt i både indenlandsk og international forsendelsesindsats, udstedes dette dokument ofte af transportøren eller en agent for transportøren. I nogle nationer kan afsenderen forberede afgiftssedlen på forhånd, så længe dokumentet er i overensstemmelse med både nationale forsendelsesregler og standarderne for transportøren. Mens oplysningerne i dokumentet varierer, identificerer de fleste afsenderen og modtageren og leverer grundlæggende kontaktoplysninger til begge parter. En beskrivelse af de varer, der er inkluderet i forsendelsen, leveres også sammen med mængderne af hver vare inden for forsendelsen og den samlede vægt af forsendelsen. Luftfartsselskaber vil normalt indeholde data om afhentning af forsendelsen, den forventede leveringsdato og oplysninger om forsendelsesomkostningerne, herunder om disse afgifter er forudbetalt eller opkrævet.

Pakkelisten er et andet eksempel på de grundlæggende forsendelsesdokumenter, der rutinemæssigt er inkluderet i papirerne, der ledsager en forsendelse. Dette dokument tjener ofte som middel til modtageren til at verificere, at de genstande, der er identificeret på afregningsbrevet, faktisk leveres til modtageren. Politikker for nogle forsendelses- og modtageafdelinger kræver, at kun forsendelser, der er ledsaget af en pakkeliste eller -slip, kan godkendes.

Med internationale forsendelser er der adskillige andre typer forsendelsesdokumenter, der sandsynligvis er nødvendige. Et oprindelsescertifikat fastlægger, hvor forsendelsen stammer fra, og hvem der var ansvarlig for at forberede varerne til forsendelse. Et forsikringscertifikat dokumenterer den dækning, der er erhvervet for at beskytte forsendelsen undervejs, og effektivt beskytte interesserne for både afsenderen og modtageren. Tolddokumenter er nødvendige for at give varerne mulighed for at forlade oprindelseslandet og blive modtaget i den nation, hvor modtageren er bosiddende. Hvis forsendelsen skal passere gennem flere nationer undervejs, skal tolddokumenterne opfylde de standarder, der er indført af hver havn eller stoppested undervejs.

Forsendelsesdokumenter er vigtige for at beskytte alle parter, der er involveret i forsendelsesprocessen. Ved at overholde de gældende forsendelsesregler er det muligt at sikre, at ordrer er korrekte, leveres til tiden, pakkes på en måde, der er i overensstemmelse med forsendelsesstandarder, og at de satser, der opkræves for selve forsendelsesprocessen, er forenelige med eventuelle kontrakter, der findes mellem afsenderen og transportøren. Når et af de forsendelsesdokumenter, der kræves i henhold til loven, ikke er forberedt korrekt, er der en reel chance for, at forsendelsen vil blive lagt sammen, indtil fejlene er rettet, eller erstatningsdokumenter er klargjort og videresendes til det sted, hvor forsendelsen midlertidigt er gemt.