Jakie są dokumenty wysyłkowe?
Dokumenty wysyłkowe , zwane również dokumentami transportowymi, to dokumenty prawne, które są wykorzystywane w procesie transportu towarów z jednego miejsca do drugiego. Dokumenty wysyłkowe są wymagane do legalnego transportu towarów w warunkach krajowych, a także przy międzynarodowej wysyłce wszystkich rodzajów. Dokładne dokumenty wymagane do zarządzania wysyłką i dostawą towarów będą się różnić w zależności od przepisów i norm, które obowiązują zarówno w punkcie początkowym wysyłki, jak i miejscu docelowym, a także w punktach pomiędzy, w których towary muszą być zarejestrowane i poddane kontroli.
Jednym z najbardziej podstawowych dokumentów przewozowych jest list przewozowy. Dokument ten, wykorzystywany zarówno w krajowych, jak i międzynarodowych wysyłkach, jest często wydawany przez przewoźnika lub agenta przewoźnika. W niektórych krajach spedytor może przygotować list przewozowy z wyprzedzeniem, o ile dokument jest zgodny zarówno z krajowymi przepisami transportowymi, jak i standardami przewoźnika. Chociaż szczegóły zawarte w dokumencie będą się różnić, większość zidentyfikuje nadawcę i odbiorcę, zapewniając podstawowe informacje kontaktowe dla obu stron. Podaje się także opis towarów, które są zawarte w przesyłce, wraz z ilościami każdego towaru w przesyłce i całkowitą wagą przesyłki. Przewoźnicy zwykle zawierają dane dotyczące odbioru przesyłki, przewidywanego terminu dostawy oraz informacje dotyczące opłat za wysyłkę, w tym informacji o tym, czy opłaty te są opłacone z góry, czy pobrane.
Lista pakowania jest kolejnym przykładem podstawowych dokumentów wysyłkowych, które są rutynowo dołączane do dokumentów towarzyszących przesyłce. Dokument ten często służy odbiorcy do sprawdzenia, czy przedmioty wskazane na liście przewozowym faktycznie zostały dostarczone do odbiorcy. Zasady niektórych działów wysyłkowych i odbiorczych wymagają, aby akceptowane były tylko przesyłki z listą przewozową lub dowodem dostawy.
W przypadku przesyłek międzynarodowych istnieje kilka innych rodzajów dokumentów przewozowych, które prawdopodobnie będą konieczne. Świadectwo pochodzenia określa miejsce pochodzenia przesyłki i kto był odpowiedzialny za przygotowanie towarów do wysyłki. Świadectwo ubezpieczenia dokumentuje zakres ochrony nabytej w celu ochrony przesyłki na trasie, skutecznie chroniąc interesy zarówno nadawcy, jak i odbiorcy. Dokumenty celne są konieczne, aby umożliwić opuszczenie kraju pochodzenia i przyjęcie go do kraju, w którym zamieszkuje odbiorca. Jeśli po drodze przesyłka musi przejść przez kilka narodów, dokumenty celne muszą spełniać normy narzucone przez każdy port lub punkt zatrzymania po drodze.
Dokumenty wysyłkowe są ważne dla ochrony wszystkich stron zaangażowanych w proces wysyłki. Przestrzegając obowiązujących przepisów transportowych, można upewnić się, że zamówienia są prawidłowe, dostarczone na czas, zapakowane w sposób zgodny ze standardami wysyłkowymi oraz że stawki naliczane za sam proces wysyłki są zgodne z wszelkie umowy istniejące między nadawcą a przewoźnikiem. Jeśli którykolwiek z wymaganych przez prawo dokumentów przewozowych nie zostanie odpowiednio przygotowany, istnieje realna szansa, że przesyłka zostanie opóźniona do czasu usunięcia błędów lub przygotowania dokumentów zastępczych i przekazania ich do miejsca, w którym przesyłka jest tymczasowo przechowywana.