Comment choisir le meilleur système de bons de commande?
Un système de commande d'achat est la séquence d'étapes qu'une personne doit franchir pour demander l'acquisition de biens et de services à l'usage de l'entreprise. Ces systèmes fournissent une piste d'audit permettant de suivre le mouvement des ressources financières de l'entreprise. Plusieurs systèmes existent dans l'environnement commercial pour les systèmes. La plupart d'entre eux se concentrent sur la comptabilité et le système de documentation interne d'une entreprise. La sélection du meilleur système de bons de commande nécessite de prendre en compte un certain nombre de facteurs liés aux systèmes d'entreprise d'une entreprise.
Les propriétaires et responsables d’entreprise doivent décider s’ils souhaitent utiliser un système de commande manuelle ou automatisé. Les systèmes manuels incluent généralement l'utilisation d'un cahier en papier contenant des commandes d'achat numérotées de manière séquentielle. Un employé remplira le formulaire, qui requiert généralement le fournisseur, le prix, la quantité, la description et le code de comptabilité, avant de le soumettre pour approbation. Ces documents incluent généralement une copie carbone conservée au dossier. Un système automatisé fonctionne de la même manière, sauf que les employés utiliseront le logiciel de gestion ou de comptabilité de la société et rempliront un document de commande électronique.
Le nombre de commandes d'achat générées par une entreprise dans le cadre de ses activités normales jouera un rôle important dans la sélection d'un système de commande d'achat. L'utilisation d'un système manuel peut devenir fastidieuse et entraîner la perte de document, obligeant les employés à recréer la commande d'achat. En outre, les entreprises doivent généralement stocker ces documents pendant plusieurs années, en fonction des lois fédérales ou des États applicables. Un système de commande automatisé peut résoudre certains de ces problèmes, mais l'apprentissage et l'utilisation de la version informatisée peuvent nécessiter davantage de formation.
Le nombre d'employés utilisant des commandes d'achat et l'emplacement du centre d'achat de l'entreprise sont d'autres facteurs à prendre en compte lors de la sélection d'un système de commande d'achat. Permettre à plusieurs employés d'accéder à des commandes d'achat et de les créer peut obliger les entreprises à disposer de davantage de documents papier ou de noms d'utilisateur pour accéder au module des commandes d'achat. Les grandes organisations auront souvent un service des achats ou un responsable des achats chargé de gérer les commandes lors des commandes. Le fait que plusieurs personnes passent des commandes d'achat peut créer un excès d'informations dans le service des achats. Les entreprises peuvent avoir besoin de limiter l'accès au système de commande pour éviter ce problème.
Les entreprises devront également prendre en compte la manière dont les commandes sont acheminées au service de la comptabilité. Les personnes du service de comptabilité doivent pouvoir accéder facilement au système pour pouvoir passer en revue les commandes avant de payer les factures. Les auditeurs auront également besoin d’un accès pour déterminer comment l’information circule dans l’entreprise. L'impossibilité de suivre le bon de commande à chaque étape du système peut entraîner des modifications du document susceptibles de compromettre une partie importante du processus de gestion de la trésorerie de l'entreprise.