Hvordan velger jeg det beste innkjøpsordresystemet?
Et innkjøpsordresystem er sekvensen av trinn en person må gjennom for å be om anskaffelse av varer og tjenester for bedriftsbruk. Disse systemene gir en revisjonsspor for å spore bevegelsen av selskapets økonomiske ressurser. Flere systemer finnes i forretningsmiljøet for systemene. De fleste av dem fokuserer på et regnskaps- og internt dokumentsystem i et selskap. Velge det beste innkjøpsordresystemet krever en rekke faktorer knyttet til et virksomhets forretningssystemer.
Bedriftseiere og ledere bør bestemme om de vil bruke et manuelt eller automatisert innkjøpsordresystem. Manuelle systemer inkluderer vanligvis bruk av en papirnotatbok som inneholder rekkefølge nummererte innkjøpsordrer. En ansatt vil fylle ut skjemaet, som vanligvis krever leverandør, pris, mengde, beskrivelse og regnskapskode, før han sender det inn for godkjenning. Disse dokumentene inneholder vanligvis en karbonkopi som er lagret. Et automatisert system fungerer på samme måte, bortsett fra at ansatte vil bruke selskapets forretnings- eller regnskapsprogramvare og fylle ut et elektronisk bestillingsdokument.
Antall innkjøpsordrer et selskap vil generere gjennom sin normale virksomhet vil spille en stor rolle når du velger et innkjøpsordresystem. Å bruke et manuelt system kan bli slitsomt og føre til tapt dokument, noe som fører til at ansatte gjenskaper innkjøpsordren. I tillegg må selskaper typisk lagre disse dokumentene i flere år, avhengig av gjeldende føderale eller statlige lover. Et automatisert innkjøpsordresystem kan lindre noen av disse problemene, selv om det kan ta mer trening å lære og bruke den datastyrte versjonen.
Andre faktorer som må tas i betraktning når du velger et innkjøpsordresystem er antall ansatte som bruker innkjøpsordrer og stedet for selskapets innkjøpskontor. Tillatelse av flere ansatte å få tilgang til og opprette innkjøpsordrer kan kreve at selskaper har flere papirdokumenter tilgjengelig eller flere brukernavn for å få tilgang til innkjøpsordremodulen. Store organisasjoner vil ofte ha en innkjøpsavdeling eller anskaffelsesleder for å håndtere innkjøpsordren når du legger inn bestillinger. Å ha flere individer som slår inn innkjøpsordrer, kan skape et overflod av informasjon i innkjøpsavdelingen. Bedrifter kan trenge å begrense tilgangen i innkjøpsordresystemet for å unngå dette problemet.
Bedrifter må også vurdere hvordan innkjøpsordrer flyter inn i regnskapsavdelingen. Enkeltpersoner i regnskapsavdelingen må være i stand til enkelt å få tilgang til systemet for å kunne gjennomgå innkjøpsordrer før de betaler regninger. Revisorer vil også trenge tilgang for å bestemme hvordan informasjonen flyter gjennom selskapet. Manglende evne til å spore innkjøpsordren gjennom hvert trinn i systemet kan føre til endringer i dokumentet som vil kompromittere en betydelig del av selskapets kontantstyringsprosess.