最良の発注システムを選択するにはどうすればよいですか？

発注システムは、企業が使用する商品やサービスの取得を要求するために個人が実行しなければならない一連の手順です。 これらのシステムは、会社の財源の動きを追跡するための監査証跡を提供します。 システムのビジネス環境には複数のシステムが存在します。 それらのほとんどは、企業の会計および内部文書システムに焦点を当てています。 最適な発注システムを選択するには、企業のビジネスシステムに関連する多くの要因を考慮する必要があります。

事業主と管理者は、手動または自動の発注システムを使用するかどうかを決定する必要があります。 手動システムには、通常、連続番号が付けられた購入注文を含む紙のノートブックの使用が含まれます。 従業員はフォームに記入します。通常、承認のために提出する前に、ベンダー、価格、数量、説明、および会計コードが必要です。 これらの文書には通常、ファイルに保存されているカーボンコピーが含まれています。 自動化されたシステムも同様に機能しますが、従業員は会社のビジネスソフトウェアまたは会計ソフトウェアを使用して、電子発注書に記入します。

企業が通常の業務を通じて生成する発注書の数は、発注書システムを選択する際に大きな役割を果たします。 手動システムを使用すると退屈になり、ドキュメントが失われ、従業員が発注書を再作成することになります。 さらに、企業は通常、該当する連邦法または州法に応じて、これらの文書を数年間保管する必要があります。 自動化された発注システムは、これらの問題の一部を軽減できますが、コンピューター化されたバージョンの学習と使用にはさらにトレーニングが必要になる場合があります。

発注システムを選択する際に考慮すべきその他の要因は、発注を使用する従業員の数と、会社の購買オフィスの場所です。 複数の従業員が発注書にアクセスして作成できるようにするには、企業が発注書モジュールにアクセスするために、より多くの紙の書類またはより多くのユーザー名を用意する必要があります。 大規模な組織には、発注時に発注書を処理する購買部門または調達マネージャーがいることがよくあります。 複数の個人が発注書を提出すると、購買部門で情報があふれることがあります。 企業は、この問題を回避するために、発注システムでのアクセスを制限する必要がある場合があります。

企業は、発注書が経理部門に流れ込む方法を考慮する必要もあります。 会計部門の個人は、請求書を支払う前に注文書を確認するために、システムに簡単にアクセスできる必要があります。 監査人は、情報が会社をどのように流れるかを判断するためのアクセスも必要になります。 システムの各ステップで発注書を追跡できないと、ドキュメントが変更され、会社の現金管理プロセスの大部分が損なわれる可能性があります。