最適な発注システムを選択するにはどうすればよいですか？

注文書システムは、個人が使用するために商品やサービスの取得を要求するために、個人が通過する必要がある一連の手順です。これらのシステムは、会社の財源の動きを追跡するための監査証跡を提供します。システムのビジネス環境には複数のシステムが存在します。それらのほとんどは、会社の会計および内部文書システムに焦点を当てています。最適な発注システムを選択するには、企業のビジネスシステムに関連する多くの要因を考慮する必要があります。

ビジネスオーナーとマネージャーは、マニュアルまたは自動化された発注システムを使用するかどうかを決定する必要があります。手動システムには、一般に、連続して番号付きの発注書が含まれる紙ノートブックの使用が含まれます。従業員はフォームに記入します。これは、通常、承認のために提出する前に、通常、ベンダー、価格、数量、説明、会計コードを必要とします。これらのドキュメントには、通常、ファイルに保管されているカーボンコピーが含まれています。自動化されたシステムはSimiに動作します主に、従業員が会社のビジネスまたは会計ソフトウェアを使用し、電子発注書のドキュメントに記入することを除いて。

通常の操作を通じて会社が生成する発注書の数は、発注システムを選択する際に大きな役割を果たします。手動システムの使用は退屈になり、ドキュメントが失われる可能性があり、従業員が発注書を再現します。さらに、企業は通常、適用される連邦法または州法に応じて、これらの文書を数年間保存する必要があります。自動化された発注システムは、これらの問題の一部を軽減できますが、コンピューターバージョンを学習して使用すると、より多くのトレーニングが必要になる場合があります。

発注書システムを選択する際に考慮すべきその他の要因は、発注書を使用している従業員の数と会社の購買オフィスの場所です。複数の従業員が購入にアクセスして購入できるようにしますASEの注文では、企業が購入注文モジュールにアクセスするために、より多くの紙のドキュメントまたはより多くのユーザー名を持つ必要があります。大規模な組織には、注文の際に発注書を処理するための購入部門または調達マネージャーがいることがよくあります。複数の個人が注文書を提出することで、購買部門に情報のオーバーフローを作成できます。企業は、この問題を回避するために、発注書システムへのアクセスを制限する必要がある場合があります。

企業は、発注書が会計部門にどのように流れるかを検討する必要があります。会計部門の個人は、請求書を支払う前に発注書を確認するためにシステムに簡単にアクセスできる必要があります。また、監査人は、情報が会社をどのように流れるかを判断するためにアクセスする必要があります。システム内の各ステップを通じて発注書を追跡できないと、会社の現金管理プロセスの重要な部分を損なうドキュメントが変更される可能性があります。