Hoe kies ik het beste inkoopsysteem?
Een inkoopordersysteem is de opeenvolging van stappen die een individu moet doorlopen om de aanschaf van goederen en diensten voor bedrijfsgebruik aan te vragen. Deze systemen bieden een audittrail voor het volgen van de beweging van de financiële middelen van het bedrijf. Er bestaan meerdere systemen in de bedrijfsomgeving voor de systemen. De meeste van hen richten zich op het boekhoud- en interne documentensysteem van een bedrijf. Het selecteren van het beste inkoopbestelsysteem vereist het overwegen van een aantal factoren met betrekking tot de bedrijfssystemen van een bedrijf.
Bedrijfseigenaren en managers moeten beslissen of ze een handmatig of geautomatiseerd inkoopbestelsysteem willen gebruiken. Handmatige systemen omvatten meestal het gebruik van een papieren notitieblok dat opeenvolgend genummerde inkooporders bevat. Een werknemer vult het formulier in, dat meestal verkoper, prijs, hoeveelheid, beschrijving en boekhoudcode vereist voordat het ter goedkeuring wordt ingediend. Deze documenten bevatten meestal een door ons bewaard exemplaar. Een geautomatiseerd systeem werkt op dezelfde manier, behalve dat werknemers de bedrijfs- of boekhoudsoftware van het bedrijf gebruiken en een elektronisch inkooporderdocument invullen.
Het aantal inkooporders dat een bedrijf via zijn normale activiteiten zal genereren, zal een grote rol spelen bij het selecteren van een inkoopordersysteem. Het gebruik van een handmatig systeem kan vervelend worden en ertoe leiden dat documenten verloren gaan, waardoor werknemers de inkooporder opnieuw kunnen creëren. Bovendien moeten bedrijven deze documenten doorgaans meerdere jaren bewaren, afhankelijk van de toepasselijke federale of nationale wetgeving. Een geautomatiseerd inkoopbestelsysteem kan sommige van deze problemen verhelpen, hoewel het leren en gebruiken van de geautomatiseerde versie wellicht meer training vergt.
Andere factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het selecteren van een inkoopordersysteem zijn het aantal werknemers dat inkooporders gebruikt en de locatie van het inkoopkantoor van het bedrijf. Als u meerdere werknemers toegang geeft en inkooporders maakt, kunnen bedrijven meer papieren documenten bij de hand hebben of meer gebruikersnamen om toegang te krijgen tot de inkoopordermodule. Grote organisaties hebben vaak een inkoopafdeling of inkoopmanager om de inkooporder af te handelen bij het plaatsen van orders. Als meerdere personen inkooporders inleveren, kan er een overvloed aan informatie op de inkoopafdeling ontstaan. Bedrijven moeten mogelijk de toegang tot het inkoopordersysteem beperken om dit probleem te voorkomen.
Bedrijven moeten ook overwegen hoe inkooporders naar de boekhoudafdeling stromen. Individuen op de boekhoudafdeling moeten gemakkelijk toegang kunnen hebben tot het systeem om inkooporders te kunnen beoordelen voordat ze facturen betalen. Accountants hebben ook toegang nodig om te bepalen hoe de informatie door het bedrijf stroomt. Het onvermogen om de bestelling bij elke stap in het systeem te volgen, kan leiden tot wijzigingen in het document die een aanzienlijk deel van het cashmanagementproces van het bedrijf in gevaar zullen brengen.