Hvordan vælger jeg det bedste indkøbsordresystem?
Et indkøbsordresystem er sekvensen af trin, som en person skal gennemgå for at anmode om erhvervelse af varer og tjenester til virksomhedsbrug. Disse systemer giver en revisionsspor til sporing af bevægelsen af virksomhedens økonomiske ressourcer. Der findes flere systemer i forretningsmiljøet for systemerne. De fleste af dem fokuserer på et virksomheds regnskabs- og interne dokumentsystem. Valg af det bedste indkøbsordresystem kræver overvejelse af en række faktorer, der vedrører et virksomheds forretningssystemer.
Virksomhedsejere og ledere bør beslutte, om de vil bruge et manuelt eller automatiseret indkøbsordresystem. Manuelle systemer inkluderer almindeligvis brugen af en bærbar papir, der indeholder rækkefølge nummererede indkøbsordrer. En medarbejder udfylder formularen, som typisk kræver leverandør, pris, mængde, beskrivelse og regnskabskode, inden den indsendes til godkendelse. Disse dokumenter inkluderer normalt en kulstofkopi, der opbevares. Et automatiseret system fungerer på samme måde, bortset fra at medarbejdere vil bruge virksomhedens forretnings- eller regnskabssoftware og udfylde et elektronisk indkøbsordringsdokument.
Antallet af indkøbsordrer, som en virksomhed genererer gennem sine normale operationer, spiller en stor rolle, når man vælger et indkøbsordresystem. Brug af et manuelt system kan blive kedeligt og resultere i tabt dokument, hvilket får medarbejderne til at genskabe indkøbsordren. Derudover skal virksomheder typisk opbevare disse dokumenter i flere år, afhængigt af gældende føderale eller statslige love. Et automatiseret indkøbsordresystem kan lindre nogle af disse problemer, selvom det kan tage mere træning at lære og bruge den edb-version.
Andre faktorer, der skal overvejes, når man vælger et indkøbsordresystem, er antallet af ansatte, der bruger indkøbsordrer og placeringen af virksomhedens indkøbskontor. Tilladelse af flere ansatte at få adgang til og oprette indkøbsordrer kan kræve, at virksomheder har flere papirdokumenter til rådighed eller flere brugernavne for at få adgang til indkøbsordremodulet. Store organisationer vil ofte have en indkøbsafdeling eller en indkøbschef til at håndtere indkøbsordren, når de afgiver ordrer. At have flere personer, der indtaster indkøbsordrer, kan skabe et overløb af information i indkøbsafdelingen. Virksomheder er muligvis nødt til at begrænse adgangen i indkøbsordresystemet for at undgå dette problem.
Virksomheder skal også overveje, hvordan indkøbsordrer strømmer ind i regnskabsafdelingen. Personer i regnskabsafdelingen skal være i stand til let at få adgang til systemet for at gennemgå indkøbsordrer, før de betaler regninger. Revisorer har også brug for adgang til at bestemme, hvordan informationen flyder gennem virksomheden. Manglende evne til at spore indkøbsordren gennem hvert trin i systemet kan resultere i ændringer til dokumentet, der vil kompromittere en betydelig del af virksomhedens kontanthåndteringsproces.