Jak wybrać najlepszy system zamówień?
System zamówień jest sekwencją kroków, które musi wykonać osoba, aby poprosić o nabycie towarów i usług na użytek firmy. Systemy te zapewniają ścieżkę audytu do śledzenia przepływu zasobów finansowych firmy. W środowisku biznesowym istnieje wiele systemów. Większość z nich koncentruje się na systemie księgowym i wewnętrznym systemie dokumentów firmy. Wybór najlepszego systemu zamówień wymaga uwzględnienia wielu czynników związanych z systemami biznesowymi firmy.
Właściciele firm i menedżerowie powinni zdecydować, czy chcą korzystać z ręcznego czy automatycznego systemu zamówień. Systemy ręczne zwykle obejmują użycie papierowego notatnika, który zawiera kolejno zamówienia zakupu. Pracownik wypełnia formularz, który zwykle wymaga od dostawcy, ceny, ilości, opisu i kodu księgowego, przed przesłaniem go do zatwierdzenia. Dokumenty te zwykle zawierają kopię dokumentu przechowywaną w aktach. Zautomatyzowany system działa podobnie, z tym wyjątkiem, że pracownicy będą korzystać z oprogramowania biznesowego lub księgowego firmy i wypełnią elektroniczny dokument zamówienia.
Liczba zamówień, które firma wygeneruje podczas normalnej działalności, będzie odgrywać dużą rolę przy wyborze systemu zamówień zakupu. Korzystanie z systemu ręcznego może być uciążliwe i powodować utratę dokumentów, powodując ponowne tworzenie zamówienia przez pracowników. Ponadto firmy muszą zazwyczaj przechowywać te dokumenty przez kilka lat, w zależności od obowiązujących przepisów federalnych lub stanowych. Zautomatyzowany system zamówień może złagodzić niektóre z tych problemów, chociaż nauka i korzystanie z wersji komputerowej może wymagać więcej szkoleń.
Inne czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze systemu zamówień zakupu, to liczba pracowników korzystających z zamówień zakupu oraz lokalizacja biura zakupów firmy. Zezwolenie wielu pracownikom na dostęp i tworzenie zamówień zakupu może wymagać od firm posiadania większej liczby dokumentów papierowych lub większej liczby nazw użytkowników w celu uzyskania dostępu do modułu zamówienia zakupu. Duże organizacje często mają dział zakupów lub kierownika zakupów do obsługi zamówienia przy składaniu zamówień. Posiadanie wielu osób składających zamówienia może spowodować przepełnienie informacji w dziale zakupów. Firmy mogą wymagać ograniczenia dostępu w systemie zamówień zakupu, aby uniknąć tego problemu.
Firmy będą musiały również rozważyć, w jaki sposób zamówienia zakupu wpływają do działu księgowości. Osoby w dziale księgowości muszą mieć łatwy dostęp do systemu, aby przejrzeć zamówienia przed opłaceniem rachunków. Audytorzy będą również potrzebowali dostępu, aby ustalić, w jaki sposób informacje przepływają przez firmę. Brak możliwości śledzenia zamówienia zakupu na każdym etapie w systemie może spowodować zmiany w dokumencie, co wpłynie na znaczną część procesu zarządzania gotówką w firmie.