Jak wybrać najlepszy system zamówień?
System zamówień zakupu jest sekwencją kroków, przez które jednostka musi przejść, aby poprosić o przejęcie towarów i usług do użytku firmy. Systemy te zapewniają szlak audytu do śledzenia przemieszczania zasobów finansowych firmy. W środowisku biznesowym istnieje wiele systemów. Większość z nich koncentruje się na systemie księgowym i wewnętrznym dokumentów firmy. Wybór najlepszego systemu zamówień wymaga rozważenia szeregu czynników związanych z systemami biznesowymi firmy.
Właściciele i menedżerowie firm powinni zdecydować, czy chcą korzystać z systemu ręcznego lub zautomatyzowanego zamówienia zakupu. Systemy ręczne zwykle obejmują użycie papierowego notebooka zawierającego kolejne zlecenia zakupowe. Pracownik wypełni formularz, który zazwyczaj wymaga dostawcy, ceny, ilości, opisu i kodu rachunkowego, przed złożeniem go do zatwierdzenia. Dokumenty te zwykle zawierają kopię węgla przechowywaną w pliku. Zautomatyzowany system działa SIMIgłównie, z wyjątkiem tego, że pracownicy będą korzystać z oprogramowania biznesowego lub księgowego i wypełnią elektroniczny dokument zamówienia zakupu.
Liczba zamówień zakupu, które firma wygeneruje dzięki normalnym operacjom, będzie odgrywać dużą rolę przy wyborze systemu zamówień zakupu. Korzystanie z systemu ręcznego może stać się żmudne i skutkować utraconym dokumentem, powodując, że pracownicy odtwarzają zamówienie zakupu. Ponadto firmy muszą zazwyczaj przechowywać te dokumenty przez kilka lat, w zależności od obowiązujących przepisów federalnych lub stanowych. Zautomatyzowany system zamówień zakupowych może złagodzić niektóre z tych problemów, chociaż nauka i korzystanie z wersji skomputeryzowanej może zająć więcej szkoleń.
Inne czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze systemu zamówienia zakupu, to liczba pracowników korzystających z zamówień zakupu i lokalizacja biura zakupów firmy. Umożliwienie wielu pracownikom dostępu do zakupu i utworzenia zakupuZamówienia ASE mogą wymagać od firm posiadania więcej dokumentów papierowych lub więcej nazw użytkowników, aby uzyskać dostęp do modułu zamówienia zakupu. Duże organizacje często mają dział zakupów lub menedżer ds. Zamówień do obsługi zamówienia przy składaniu zamówień. Zamówienie wielu osób w zamówieniach może stworzyć przepełnienie informacji w dziale zakupów. Firmy mogą wymagać ograniczenia dostępu do systemu zamówień zakupu, aby uniknąć tego problemu.
Firmy będą również musiały zastanowić się, w jaki sposób zamówienia zakupowe napływają do działu rachunkowości. Osoby z działu rachunkowości muszą być w stanie łatwo uzyskać dostęp do systemu w celu przeglądu zamówień zakupu przed opłaceniem rachunków. Audytorzy będą również potrzebować dostępu, aby ustalić, w jaki sposób informacje przepływają przez firmę. Niemożność śledzenia zamówienia zakupu na każdym etapie systemu może spowodować zmiany w dokumencie, który zagrozi znacznej części procesu zarządzania gotówką firmy.