Hur väljer jag det bästa beställningssystemet?

Ett beställningssystem är sekvensen av steg som en individ måste gå för att begära förvärv av varor och tjänster för företagsbruk. Dessa system tillhandahåller en revisionsspår för att spåra företags finansiella resurser. Flera system finns i affärsmiljön för systemen. De flesta av dem fokuserar på ett företags redovisnings- och interna dokumentsystem. Att välja det bästa beställningssystemet kräver att man beaktar ett antal faktorer relaterade till ett företags affärssystem.

Företagare och chefer bör bestämma om de vill använda ett manuellt eller automatiskt inköpsorder. Manuella system inkluderar vanligtvis användningen av en pappersbärbar dator som innehåller sekventiellt numrerade inköpsorder. En anställd kommer att fylla i formuläret, som vanligtvis kräver leverantör, pris, kvantitet, beskrivning och bokföringskod innan han lämnar in det för godkännande. Dessa dokument innehåller vanligtvis en kolkopia som finns lagrad. Ett automatiserat system fungerar på samma sätt, förutom att anställda kommer att använda företagets affärs- eller redovisningsprogramvara och fylla i ett elektroniskt beställningsdokument.

Antalet inköpsorder som ett företag genererar genom sin normala verksamhet kommer att spela en stor roll när man väljer ett beställningssystem. Att använda ett manuellt system kan bli tråkigt och resultera i förlorat dokument, vilket får anställda att återskapa inköpsorder. Dessutom måste företag vanligtvis lagra dessa dokument under flera år, beroende på gällande federala eller statliga lagar. Ett automatiserat beställningssystem kan lindra vissa av dessa problem, även om att lära sig och använda den datoriserade versionen kan ta mer utbildning.

Andra faktorer att tänka på när du väljer ett beställningssystem är antalet anställda som använder inköpsorder och platsen för företagets inköpskontor. Att låta flera anställda få åtkomst och skapa inköpsorder kan kräva att företag har fler pappersdokument till hands eller fler användarnamn för att få tillgång till inköpsordermodulen. Stora organisationer kommer ofta att ha en inköpsavdelning eller en upphandlingschef för att hantera inköpsorder vid beställning. Att ha flera individer som skickar in inköpsorder kan skapa ett överflöd av information i inköpsavdelningen. Företag kan behöva begränsa tillgången i inköpsordern för att undvika problemet.

Företag måste också överväga hur inköpsorder flyter in i redovisningsavdelningen. Individer i bokföringsavdelningen måste kunna få åtkomst till systemet för att kunna granska inköpsorder innan de betalar räkningar. Revisorer kommer också att behöva tillgång för att avgöra hur informationen flödar genom företaget. Oförmågan att spåra inköpsordern genom varje steg i systemet kan resultera i ändringar i dokumentet som kommer att kompromissa med en viktig del av företagets kontanthanteringsprocess.