최고 구매 주문 시스템을 어떻게 선택합니까?

구매 주문 시스템은 회사가 사용할 상품 및 서비스의 취득을 요청하기 위해 개인이 거쳐야하는 일련의 단계입니다. 이 시스템은 회사의 재무 자원 이동을 추적하기위한 감사 추적을 제공합니다. 시스템의 비즈니스 환경에는 여러 시스템이 있습니다. 그들 대부분은 회사의 회계 및 내부 문서 시스템에 중점을 둡니다. 최상의 구매 주문 시스템을 선택하려면 회사의 비즈니스 시스템과 관련된 여러 가지 요소를 고려해야합니다.

비즈니스 소유자와 관리자는 수동 또는 자동 구매 주문 시스템을 사용할지 결정해야합니다. 수동 시스템에는 일반적으로 순차적으로 번호가 매겨진 구매 주문이 포함 된 종이 노트를 사용합니다. 직원은 승인을 위해 제출하기 전에 일반적으로 공급 업체, 가격, 수량, 설명 및 회계 코드가 필요한 양식을 작성합니다. 이 서류들은 보통 파일에 보관 된 카본 카피를 포함합니다. 직원이 회사의 비즈니스 또는 회계 소프트웨어를 사용하고 전자 구매 주문 문서를 작성한다는 점을 제외하고는 자동화 시스템도 비슷하게 작동합니다.

회사가 정상적인 운영을 통해 생성하는 구매 주문의 수는 구매 주문 시스템을 선택할 때 큰 역할을합니다. 수동 시스템을 사용하면 지루해지고 문서가 손실되어 직원이 구매 주문을 다시 생성 할 수 있습니다. 또한 회사는 일반적으로 적용 가능한 연방법 또는 주법에 따라 이러한 문서를 몇 년 동안 저장해야합니다. 자동화 된 구매 주문 시스템은 이러한 문제 중 일부를 완화 할 수 있지만 컴퓨터 화 된 버전을 배우고 사용하는 데 더 많은 교육이 필요할 수 있습니다.

구매 주문 시스템을 선택할 때 고려해야 할 다른 요소는 구매 주문을 사용하는 직원 수와 회사 구매 사무소의 위치입니다. 여러 직원이 구매 주문서에 액세스하여 제품을 주문할 수 있도록하려면 회사에서 구매 주문서 모듈에 액세스하기 위해 더 많은 종이 문서를 작성하거나 더 많은 사용자 이름을 요구할 수 있습니다. 대규모 조직에는 종종 주문할 때 구매 주문을 처리 할 구매 부서 또는 조달 관리자가 있습니다. 여러 사람이 구매 주문을하면 구매 부서에 정보가 넘칠 수 있습니다. 회사는이 문제를 피하기 위해 구매 주문 시스템에서 액세스를 제한해야 할 수도 있습니다.

회사는 구매 주문이 회계 부서로 유입되는 방식도 고려해야합니다. 회계 부서의 개인은 청구서를 지불하기 전에 구매 주문을 검토하기 위해 시스템에 쉽게 액세스 할 수 있어야합니다. 감사인은 또한 정보가 회사를 통과하는 방식을 결정하기 위해 액세스해야합니다. 시스템의 각 단계를 통해 구매 오더를 추적 할 수 없으면 문서가 변경되어 회사의 현금 관리 프로세스의 상당 부분을 손상시킬 수 있습니다.