Wie wähle ich das beste Bestellsystem aus?
Ein Bestellsystem ist die Abfolge von Schritten, die eine Person ausführen muss, um die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für die Unternehmensnutzung anzufordern. Diese Systeme bieten einen Prüfpfad zur Verfolgung der Bewegung der Finanzressourcen des Unternehmens. In der Geschäftsumgebung existieren mehrere Systeme für die Systeme. Die meisten konzentrieren sich auf das Rechnungswesen und das interne Dokumentensystem eines Unternehmens. Die Auswahl des besten Bestellsystems erfordert die Berücksichtigung einer Reihe von Faktoren, die sich auf die Geschäftssysteme eines Unternehmens beziehen.
Unternehmer und Manager sollten entscheiden, ob sie ein manuelles oder automatisiertes Bestellsystem verwenden möchten. Bei manuellen Systemen wird üblicherweise ein Notizbuch aus Papier verwendet, das fortlaufend nummerierte Bestellungen enthält. Ein Mitarbeiter füllt das Formular aus, für das in der Regel Anbieter, Preis, Menge, Beschreibung und Buchungscode erforderlich sind, bevor er es zur Genehmigung einreicht. Diese Dokumente enthalten in der Regel eine Kopie, die in den Akten aufbewahrt wird. Ein automatisiertes System funktioniert ähnlich, mit der Ausnahme, dass die Mitarbeiter die Geschäfts- oder Buchhaltungssoftware des Unternehmens verwenden und einen elektronischen Bestellbeleg ausfüllen.
Die Anzahl der Bestellungen, die ein Unternehmen im normalen Geschäftsbetrieb generiert, spielt bei der Auswahl eines Bestellsystems eine große Rolle. Die Verwendung eines manuellen Systems kann mühsam werden und zum Verlust von Dokumenten führen, wodurch die Mitarbeiter die Bestellung neu erstellen. Darüber hinaus müssen Unternehmen diese Dokumente in der Regel mehrere Jahre lang aufbewahren, abhängig von den geltenden Bundes- oder Landesgesetzen. Ein automatisiertes Bestellsystem kann einige dieser Probleme lindern, obwohl das Erlernen und Verwenden der computergestützten Version möglicherweise mehr Schulungsaufwand erfordert.
Weitere Faktoren, die bei der Auswahl eines Bestellsystems berücksichtigt werden müssen, sind die Anzahl der Mitarbeiter, die Bestellungen ausführen, und der Standort des Einkaufsbüros des Unternehmens. Wenn mehrere Mitarbeiter auf Bestellungen zugreifen und Bestellungen erstellen können, müssen Unternehmen möglicherweise mehr Papierdokumente zur Hand haben oder mehr Benutzernamen, um auf das Bestellmodul zugreifen zu können. Große Unternehmen verfügen häufig über eine Einkaufsabteilung oder einen Beschaffungsmanager, der die Bestellung bei der Auftragserteilung bearbeitet. Wenn mehrere Personen Bestellungen abgeben, kann dies zu einem Informationsüberlauf in der Einkaufsabteilung führen. Unternehmen müssen möglicherweise den Zugriff auf das Bestellsystem einschränken, um dieses Problem zu vermeiden.
Unternehmen müssen auch überlegen, wie Bestellungen in die Buchhaltung gelangen. Die Mitarbeiter der Buchhaltung müssen problemlos auf das System zugreifen können, um Bestellungen überprüfen zu können, bevor Rechnungen bezahlt werden. Prüfer benötigen außerdem Zugriff, um festzustellen, wie die Informationen durch das Unternehmen fließen. Die Unfähigkeit, die Bestellung über jeden Schritt im System nachzuverfolgen, kann zu Änderungen am Dokument führen, die einen wesentlichen Teil des Cash-Management-Prozesses des Unternehmens beeinträchtigen.