Jak si mohu vybrat nejlepší systém objednávek?
Systém objednávek je sled kroků, které musí jednotlivec projít, aby požádal o pořízení zboží a služeb pro firemní použití. Tyto systémy poskytují kontrolní stopu pro sledování pohybu finančních zdrojů společnosti. V obchodním prostředí pro systémy existuje více systémů. Většina z nich se zaměřuje na účetní a interní systém dokumentů společnosti. Výběr nejlepšího systému objednávek vyžaduje zvážení řady faktorů souvisejících s podnikovými systémy společnosti.
Majitelé a manažeři podniků by se měli rozhodnout, zda chtějí používat manuální nebo automatizovaný systém objednávek. Ruční systémy obvykle zahrnují použití papírového poznámkového bloku, který obsahuje postupně očíslované objednávky. Zaměstnanec před odesláním ke schválení vyplní formulář, který obvykle vyžaduje prodejce, cenu, množství, popis a účetní kód. Tyto dokumenty obvykle obsahují kopii uloženou v souboru. Automatizovaný systém funguje podobně, s výjimkou zaměstnanců, kteří budou používat obchodní nebo účetní software společnosti a vyplní dokument elektronické objednávky.
Počet objednávek, které společnost vygeneruje prostřednictvím svých běžných operací, bude hrát při výběru systému objednávek velkou roli. Použití manuálního systému může být zdlouhavé a může vést ke ztrátě dokumentu, což způsobí, že zaměstnanci znovu vytvoří objednávku. Společnosti musí tyto dokumenty obvykle ukládat několik let, v závislosti na platných federálních nebo státních zákonech. Automatizovaný systém objednávek může některé z těchto problémů zmírnit, i když učení a používání počítačové verze může vyžadovat další školení.
Dalšími faktory, které je třeba při výběru systému objednávek zvážit, je počet zaměstnanců využívajících objednávky a umístění nákupní kanceláře společnosti. Povolení přístupu více zaměstnancům a vytváření objednávek může vyžadovat, aby společnosti měly po ruce více papírových dokumentů nebo více uživatelských jmen pro přístup k modulu objednávek. Velké organizace budou mít často oddělení nákupu nebo manažera nákupu, aby při objednávce vyřídily objednávku. Zapojení více jednotlivců do nákupních objednávek může v nákupním oddělení způsobit přetečení informací. Společnosti možná budou muset omezit přístup v systému objednávek, aby se tomuto problému vyhnuly.
Společnosti budou také muset zvážit, jak nákupní objednávky plynou do účetního oddělení. Jednotlivci v účetním oddělení musí mít snadný přístup do systému za účelem kontroly nákupních objednávek před zaplacením účtů. Auditoři budou také potřebovat přístup, aby určili, jak informace prochází společností. Neschopnost sledovat objednávku přes každý krok v systému může mít za následek změny v dokumentu, které budou ohrožovat významnou část procesu řízení hotovosti společnosti.