Como escolho o melhor sistema de pedidos de compra?
Um sistema de pedidos é a sequência de etapas pelas quais um indivíduo deve executar para solicitar a aquisição de bens e serviços para uso da empresa. Esses sistemas fornecem uma trilha de auditoria para rastrear o movimento dos recursos financeiros da empresa. Existem vários sistemas no ambiente de negócios para os sistemas. A maioria deles se concentra no sistema contábil e de documentos internos de uma empresa. A seleção do melhor sistema de pedidos de compra exige a consideração de vários fatores relacionados aos sistemas de negócios de uma empresa.
Os empresários e gerentes devem decidir se desejam usar um sistema de pedidos manual ou automatizado. Os sistemas manuais geralmente incluem o uso de um caderno de papel que contém pedidos de compra numerados sequencialmente. Um funcionário preencherá o formulário, que normalmente exige código do fornecedor, preço, quantidade, descrição e contabilidade, antes de enviá-lo para aprovação. Esses documentos geralmente incluem uma cópia carbono mantida em arquivo. Um sistema automatizado funciona da mesma forma, exceto que os funcionários usam o software de negócios ou de contabilidade da empresa e preenchem um documento eletrônico de pedido de compra.
O número de pedidos que uma empresa gerará por meio de suas operações normais desempenhará um papel importante ao selecionar um sistema de pedidos. O uso de um sistema manual pode se tornar tedioso e resultar na perda de documentos, fazendo com que os funcionários recriem o pedido de compra. Além disso, as empresas normalmente devem armazenar esses documentos por vários anos, dependendo das leis federais ou estaduais aplicáveis. Um sistema automatizado de pedidos de compras pode aliviar alguns desses problemas, embora aprender e usar a versão computadorizada possa exigir mais treinamento.
Outros fatores a serem considerados ao selecionar um sistema de pedidos de compra são o número de funcionários que usam pedidos e a localização do escritório de compras da empresa. Permitir que vários funcionários acessem e criem pedidos de compra pode exigir que as empresas tenham mais documentos em papel disponíveis ou mais nomes de usuário para acessar o módulo de pedidos de compras. As grandes organizações geralmente têm um departamento de compras ou um gerente de compras para lidar com o pedido ao fazer pedidos. Ter várias pessoas entregando pedidos pode criar um excesso de informações no departamento de compras. As empresas podem precisar limitar o acesso ao sistema de pedidos para evitar esse problema.
As empresas também precisam considerar como os pedidos de compra fluem para o departamento de contabilidade. Os indivíduos do departamento de contabilidade devem poder acessar facilmente o sistema para revisar os pedidos antes de pagar as contas. Os auditores também precisarão de acesso para determinar como as informações fluem pela empresa. A incapacidade de rastrear o pedido de compra em cada etapa do sistema pode resultar em alterações no documento que comprometerão parte significativa do processo de gerenciamento de caixa da empresa.