Como escolho o melhor sistema de pedidos de compra?
Um sistema de pedidos de compra é a sequência de etapas que um indivíduo deve passar para solicitar a aquisição de bens e serviços para uso da empresa. Esses sistemas fornecem uma trilha de auditoria para rastrear o movimento dos recursos financeiros da empresa. Vários sistemas existem no ambiente de negócios para os sistemas. A maioria deles se concentra no sistema contábil e de documentos internos de uma empresa. A seleção do melhor sistema de pedidos de compra exige considerar vários fatores relacionados aos sistemas de negócios de uma empresa. Os sistemas manuais geralmente incluem o uso de um notebook em papel que contém pedidos de compra numerados sequencialmente. Um funcionário preencherá o formulário, que normalmente requer fornecedor, preço, quantidade, descrição e código contábil, antes de enviá -lo para aprovação. Esses documentos geralmente incluem uma cópia de carbono mantida em arquivo. Um sistema automatizado funciona simiEm grande parte, exceto que os funcionários usarão o software comercial ou contábil da empresa e preencherão um documento de pedido eletrônico de compra.
O número de pedidos de compra que uma empresa gerará através de suas operações normais desempenhará um papel importante ao selecionar um sistema de pedidos de compra. O uso de um sistema manual pode se tornar tedioso e resultar em um documento perdido, fazendo com que os funcionários recriem o pedido de compra. Além disso, as empresas normalmente devem armazenar esses documentos por vários anos, dependendo das leis federais ou estaduais aplicáveis. Um sistema automatizado de pedidos de compra pode aliviar alguns desses problemas, embora aprender e usar a versão computadorizada possa levar mais treinamento.
Outros fatores a serem considerados ao selecionar um sistema de pedidos de compra são o número de funcionários que usam pedidos de compra e a localização do escritório de compras da empresa. Permitindo que vários funcionários acessem e criem comprasOs pedidos da ASE podem exigir que as empresas tenham mais documentos em papel disponíveis ou mais nomes de usuário para acessar o módulo de pedido de compra. As grandes organizações geralmente têm um departamento de compras ou gerente de compras para lidar com o pedido de compra ao fazer pedidos. Ter vários indivíduos entregando pedidos de compra pode criar um estouro de informações no departamento de compras. As empresas podem precisar limitar o acesso no sistema de pedidos de compra para evitar esse problema.
As empresas também precisarão considerar como os pedidos de compra fluem para o departamento de contabilidade. Os indivíduos do departamento de contabilidade devem poder acessar facilmente o sistema para revisar os pedidos de compra antes do pagamento de contas. Os auditores também precisarão acessar para determinar como as informações fluem através da empresa. A incapacidade de rastrear o pedido de compra por meio de cada etapa do sistema pode resultar em alterações no documento que comprometerão uma parte significativa do processo de gerenciamento de caixa da empresa.