Quels sont les meilleurs conseils pour le contrôle de la trésorerie?
Toute organisation qui exerce ses activités à des fins lucratives témoignera de la nécessité de maintenir un contrôle de trésorerie adéquat. Le contrôle de la trésorerie permet à une entreprise de fonctionner de manière efficace en récompensant les actionnaires, en remboursant les employés pour leurs services, en payant les créanciers, et en aidant également à promouvoir et à faciliter la croissance organisationnelle. Avec autant de moyens de contrôler correctement les entrées et les sorties de fonds d'une entreprise, certaines entreprises trouvent qu'il est très difficile de choisir et de mettre en œuvre les meilleurs conseils. La plupart des entreprises trouvent avantageux de procéder à des rapprochements bancaires mensuels, de réduire les dépenses et de limiter l'accès aux coffres-forts des entreprises. En plus de ces conseils, il est également judicieux d’éviter les cartes de crédit d’entreprise, car cela contribue à réduire le stress financier, ce qui permet de mieux contrôler les espèces.
Effectuer des rapprochements bancaires mensuels est un conseil important en matière de contrôle des espèces, car il permet à une entreprise de vérifier que ses espèces ne sont ni maltraitées, ni utilisées à mauvais escient, ni perdues. Les rapprochements peuvent être effectués par une équipe interne ou externe. Lorsque effectué par une équipe interne, il est conseillé que des rapprochements trimestriels soient effectués par une équipe externe afin d'éviter toute fraude interne. Pour encore plus de protection, un examen indépendant mené par le propriétaire de la société devrait être effectué chaque année.
Il est plus facile de contrôler l’argent moins il est utilisé, faisant de la diminution des dépenses un très bon conseil à suivre. Toute dépense inutile doit être évitée, tout en réduisant les achats à effectuer. La réduction des dépenses est particulièrement importante pour les nouvelles entreprises car elles ont besoin d’un excellent contrôle de la trésorerie afin de pouvoir obtenir et maintenir leur croissance.
Le contrôle des espèces est beaucoup plus facile à maintenir lorsque seules quelques personnes ont la capacité de l’utiliser, de le déplacer ou de le perdre. Gardant cela à l'esprit, les entreprises devraient limiter le nombre d'employés ayant accès à des coffres-forts. Selon l'Institute of Internal Auditors, en 2004, les employés internes ont contribué à 60 à 70% des fraudes commises au sein d'organisations, ce qui permet de comprendre aisément pourquoi seul un nombre limité de mains devrait avoir accès aux actifs trouvés dans un coffre-fort d'entreprise.
Même si de nombreuses entreprises dépendent des cartes de crédit des entreprises pour générer des flux de trésorerie, le contrôle de la trésorerie en est sérieusement affecté. Plus une entreprise a de cartes de crédit, plus elle a tendance à avoir des dettes financières, ce qui entraîne des tensions financières. Ce stress amène les propriétaires d’entreprise à relâcher leur emprise sur les tentatives de contrôle des espèces. Si une organisation doit utiliser des cartes de crédit d'entreprise, seuls quelques privilégiés doivent être autorisés à les utiliser. Des examens quotidiens doivent être effectués pour s'assurer qu'ils ne font pas l'objet d'abus.
D'autres astuces de contrôle de trésorerie incluent toujours obtenir un reçu quand l'argent est payé, ainsi que donner des reçus quand l'argent est reçu. Il est également sage de mettre quotidiennement tous les excédents de trésorerie dans un compte bancaire de l'entreprise. Un des meilleurs conseils à suivre consiste à utiliser autant que possible les virements électroniques, en particulier pour payer des factures.