Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące kontroli gotówki?
Każda organizacja działająca w celach zarobkowych zezna, że należy zachować odpowiednią kontrolę środków pieniężnych. Kontrolowanie gotówki pozwala firmie działać efektywnie, nagradzając akcjonariuszy, wynagradzając pracowników za ich usługi, płacąc wierzycielom, a także pomagając promować i ułatwiać rozwój organizacyjny. Przy tak wielu sposobach prawidłowej kontroli napływu i odpływu gotówki w firmie, niektóre firmy uważają wybieranie i wdrażanie najlepszych wskazówek za przytłaczające. Większość firm uważa, że korzystne jest przeprowadzanie comiesięcznych uzgodnień bankowych, zmniejszenie wydatków, a także ograniczenie dostępu do sejfów firmowych. Oprócz tych wskazówek rozsądne jest również unikanie firmowych kart kredytowych, ponieważ pomaga to zmniejszyć stres finansowy, co umożliwia zwiększenie sukcesu w kontroli gotówki.
Przeprowadzanie comiesięcznych uzgodnień bankowych jest ważną wskazówką dotyczącą kontroli środków pieniężnych, ponieważ pozwala firmie zweryfikować, czy jej środki pieniężne nie są nadużywane, niewłaściwie wykorzystywane lub tracone. Uzgodnienia mogą być wykonywane przez zespół wewnętrzny lub zewnętrzny. W przypadku wykonywania przez zespół wewnętrzny zaleca się, aby zespół zewnętrzny dokonywał kwartalnych uzgodnień, aby mieć pewność, że wewnętrzne oszustwo nie ma miejsca. Aby jeszcze bardziej zabezpieczyć, niezależny przegląd przeprowadzany przez właściciela firmy powinien być przeprowadzany co roku.
Łatwiej jest kontrolować pieniądze, tym mniej się je wykorzystuje, dzięki czemu zmniejszanie wydatków jest bardzo cenną wskazówką. Należy unikać wszelkich niepotrzebnych wydatków, a jednocześnie ograniczać wszelkie zakupy, które należy dokonać. Cięcie wydatków jest szczególnie ważne dla nowych firm, ponieważ potrzebują one doskonałej kontroli gotówki, aby można było uzyskać i utrzymać rozwój firmy.
Kontrola gotówki jest o wiele łatwiejsza do utrzymania, gdy tylko kilka osób ma możliwość jej używania, przenoszenia lub utraty. Mając to na uwadze, firmy powinny ograniczyć liczbę pracowników mających dostęp do sejfów. Według Instytutu Audytorów Wewnętrznych w 2004 r. Pracownicy wewnętrzni przyczynili się do 60–70 procent nieuczciwych działań w organizacjach, co bardzo ułatwia zrozumienie, dlaczego tylko ograniczona liczba osób powinna mieć dostęp do zasobów znalezionych w firma bezpieczna.
Mimo że wiele firm korzysta z firmowych kart kredytowych do generowania przepływów pieniężnych, poważnie na nie wpływają kontrola gotówki. Im więcej kart kredytowych posiada firma, tym więcej ma długów finansowych, co prowadzi do stresu finansowego. Ten stres powoduje, że właściciele firm tracą kontrolę nad próbami kontroli gotówki. Jeśli organizacja musi używać firmowych kart kredytowych, tylko nieliczni powinni mieć upoważnienie do korzystania z kart i należy przeprowadzać codzienne przeglądy, aby upewnić się, że nie są one wykorzystywane.
Inne wskazówki dotyczące kontroli gotówki obejmują zawsze uzyskiwanie pokwitowania po wypłaceniu pieniędzy, a także przekazywanie pokwitowań po otrzymaniu pieniędzy. Rozsądne jest również codzienne wkładanie całej nadwyżki gotówki na firmowy rachunek bankowy. Jedną z najlepszych wskazówek do naśladowania jest korzystanie z elektronicznych przelewów bankowych w jak największym stopniu, szczególnie przy płaceniu rachunków.