Quels sont les meilleurs conseils pour embaucher un secrétaire?
Une secrétaire est un assistant qui aide les professionnels à effectuer des tâches telles que répondre au téléphone, effectuer des correspondances, classer des documents et effectuer des tâches de saisie de données. Dans la plupart des cas, les secrétaires sont d'excellents communicateurs, capables de rédiger des notes claires et concises et de communiquer avec les visiteurs vers un bureau. De nombreux professionnels dans un grand nombre de domaines dépendent de leurs secrétaires pour maintenir l'ordre dans leurs bureaux, planifier des rendez-vous, recueillir des informations et, dans de nombreux cas, veiller à ce que tous les documents importants soient soumis à des collègues, des clients et des organismes de réglementation avec des informations complètes et exactes. . L'un des conseils les plus importants pour embaucher une secrétaire est de s'assurer qu'une annonce de poste vacant donne une liste complète et détaillée des qualifications et des exigences du poste. Quelques autres conseils importants pour engager une secrétaire consistent à utiliser différentes sources pour trouver des candidats, à rédiger des questions d'entrevue à l'avance et à se rendre compte qu'il est préférable de prendre une décision intelligente que de prendre une décision rapide.
Certains professionnels ont la chance de trouver des secrétaires qui leur ont été recommandés par leurs collègues. Dans ces cas, il pourrait même ne pas être nécessaire de remplir une offre d'emploi. La plupart du temps, toutefois, pour embaucher une secrétaire, il faut compléter une offre d'emploi. Il s’agit d’un document qui indique aux candidats à l’emploi qu’un professionnel recherche un assistant et qui devrait également énumérer les qualifications que les candidats devraient avoir acquises avant de soumettre leur curriculum vitae.
Un professionnel qui embauche une secrétaire pour un bureau commercial ordinaire peut indiquer uniquement qu'un assistant idéal possède des années d'expérience en communication avec les professionnels en entreprise, la saisie de données et l'utilisation d'un logiciel de planification et de facturation. Cependant, dans des domaines plus spécialisés, tels que le droit et le domaine médical, le recrutement d'un secrétaire peut inciter les professionnels à se familiariser avec différents types de certification. La plupart des médecins, par exemple, engagent des secrétaires qui ont une formation et une certification en tenue de dossiers médicaux ou en facturation et codage médicaux dans des domaines où l'assurance est un facteur déterminant.
Il est également important d’envoyer les avis d’ouverture de poste à différentes sources. Lorsque vous embauchez une secrétaire, il est judicieux de publier des annonces dans les journaux, sites Web et autres ressources utilisés par des personnes susceptibles de rechercher du travail dans un domaine pertinent. Un avocat, par exemple, peut envoyer des offres d'emploi aux centres de formation parajuridiques locaux, tandis qu'un médecin peut envoyer des avis aux programmes locaux d'administration de la santé.