Quali sono i migliori consigli per assumere un segretario?
Un segretario è un assistente che aiuta i professionisti a svolgere attività come rispondere ai telefoni, eseguire corrispondenze, archiviare documenti ed eseguire attività di immissione dei dati. Nella maggior parte dei casi, i segretari sono eccellenti comunicatori in grado di comporre promemoria chiari e concisi e di comunicare con i visitatori di un ufficio. Molti professionisti in un numero diversificato di settori dipendono dai loro segretari per mantenere in ordine i loro uffici, pianificare appuntamenti, raccogliere informazioni e in molti casi per garantire che tutti i documenti importanti vengano inviati a colleghi, clienti e agenzie di regolamentazione con informazioni complete e accurate . Uno dei suggerimenti più importanti per l'assunzione di un segretario è quello di assicurarsi che un annuncio per l'apertura di un lavoro fornisca un elenco completo e dettagliato delle qualifiche e dei requisiti del lavoro. Alcuni altri suggerimenti importanti per l'assunzione di un segretario sono l'uso di una serie di fonti diverse per la ricerca di candidati al lavoro, per scrivere in anticipo domande di intervista e per rendersi conto che è meglio prendere una decisione intelligente piuttosto che prendere una decisione rapida.
Alcuni professionisti hanno la fortuna di trovare segretari che sono stati raccomandati loro dai colleghi. In questi casi, potrebbe non essere nemmeno necessario compilare un annuncio di lavoro. La maggior parte delle volte, tuttavia, l'assunzione di un segretario richiede il completamento di un annuncio di apertura del lavoro. Questo è un documento che dice ai potenziali candidati al lavoro che un professionista è alla ricerca di un assistente e che dovrebbe anche elencare le qualifiche che i candidati avrebbero dovuto acquisire prima di presentare i curriculum.
Un professionista che assume un segretario per un normale ufficio commerciale può elencare solo che un assistente ideale ha anni di esperienza nella comunicazione con i professionisti, nell'esecuzione dei dati e nell'utilizzo di software di pianificazione e fatturazione. In campi più specializzati, tuttavia, come nel campo legale e medico, l'assunzione di un segretario potrebbe richiedere ai professionisti di conoscere vari tipi di certificazione. La maggior parte dei medici, ad esempio, assume segretari che hanno formazione e certificazione nella tenuta della cartella clinica o nella fatturazione e codifica medica in aree in cui l'assicurazione è un fattore.
È anche importante inviare avvisi di apertura di lavori a diverse fonti. Quando si assume un segretario, è una buona idea inviare annunci a documenti locali, siti Web e altre risorse utilizzate da persone che potrebbero cercare lavoro in un campo pertinente. Un avvocato, ad esempio, potrebbe inviare annunci di lavoro a centri di formazione paralegali locali, mentre un medico potrebbe inviare avvisi a programmi di amministrazione sanitaria locale.