Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące zatrudniania sekretarza?
Sekretarz jest asystentem, który pomaga profesjonalistom w wykonywaniu zadań, takich jak odbieranie telefonów, korespondencja, wypełnianie papierkowej roboty i wykonywanie zadań wprowadzania danych. W większości przypadków sekretarki są doskonałymi komunikatorami, którzy potrafią komponować jasne, zwięzłe notatki i komunikować się z gośćmi w biurze. Wielu specjalistów z różnych dziedzin zależy od swoich sekretarek, aby utrzymywali porządek w swoich biurach, planowali spotkania, zbierali informacje, a w wielu przypadkach zapewniali, że wszystkie ważne dokumenty są przekazywane kolegom, klientom i agencjom regulacyjnym z kompletnymi i dokładnymi informacjami . Jedną z najważniejszych wskazówek dotyczących zatrudniania sekretarki jest upewnienie się, że ogłoszenie o otwarciu pracy zawiera pełną, szczegółową listę kwalifikacji i wymagań dotyczących pracy. Innymi ważnymi wskazówkami dotyczącymi zatrudniania sekretarza jest skorzystanie z wielu różnych źródeł w celu znalezienia kandydatów do pracy, wcześniejszego napisania pytań na rozmowę kwalifikacyjną i uświadomienia sobie, że lepiej jest podjąć mądrą decyzję niż podjąć szybką decyzję.
Niektórzy specjaliści mają szczęście znaleźć sekretarek, którzy zostali im poleceni przez kolegów. W takich przypadkach wypełnienie ogłoszenia o pracę może nie być konieczne. Najczęściej jednak zatrudnienie sekretarki wymaga ukończenia ogłoszenia o pracy. Jest to dokument, który informuje potencjalnych kandydatów do pracy, że profesjonalista poszukuje asystenta, a także powinien zawierać listę kwalifikacji, które kandydaci powinni uzyskać przed przesłaniem CV.
Specjalista zatrudniający sekretarza dla zwykłego biura biznesowego może tylko wykazać, że idealny asystent ma wieloletnie doświadczenie w komunikacji z profesjonalistami biznesowymi, wprowadzaniu danych oraz korzystaniu z oprogramowania do planowania i rozliczeń. Jednak w bardziej wyspecjalizowanych dziedzinach, takich jak prawo i medycyna, zatrudnienie sekretarki może wymagać od profesjonalistów znajomości różnych rodzajów certyfikacji. Na przykład większość lekarzy zatrudnia sekretarek, którzy przechodzą szkolenie i certyfikację w zakresie prowadzenia dokumentacji medycznej lub fakturowania i kodowania medycznego w obszarach, w których ubezpieczenie jest czynnikiem.
Ważne jest również wysyłanie ogłoszeń o otwarciu ofert pracy do wielu różnych źródeł. Zatrudniając sekretarkę, dobrze jest przesyłać reklamy do lokalnych gazet, stron internetowych i innych zasobów wykorzystywanych przez osoby, które mogą szukać pracy w odpowiedniej dziedzinie. Na przykład prawnik może wysyłać ogłoszenia o pracę do lokalnych ośrodków szkolenia ustawowego, a lekarz może wysyłać powiadomienia do lokalnych programów administracji zdrowia.