Qu'est-ce que la planification de la continuité des activités?
La planification de la continuité des activités représente un plan écrit ou une série d'étapes prises par une entreprise pour s'assurer de sa continuité. Ces plans sont souvent mis en œuvre lorsqu'une entreprise doit se remettre d'une catastrophe ou mettre en place une nouvelle direction pour maintenir ses activités futures. Les étapes nécessaires à la création de ce plan consistent à organiser une réunion, à effectuer une analyse commerciale et à développer le plan. Il n'y a pas de délai dans lequel une entreprise doit achever son processus de planification de la continuité des activités. Cependant, dans la plupart des cas, la conception complète d’un plan viable peut prendre plusieurs semaines.
Les entreprises doivent être prêtes à faire face à tous les problèmes qui surviennent au cours de leurs activités commerciales normales. Les catastrophes naturelles font partie des problèmes les plus importants qu'une entreprise puisse rencontrer, souvent sans préavis. Une entreprise dresse souvent une liste des catastrophes naturelles potentielles pouvant affecter ses opérations. Des plans sont ensuite nécessaires pour déterminer comment une entreprise maintiendra son approvisionnement en ressources naturelles, protégera ses employés et reconstruira ou réparera les installations physiques à la fois pendant et après une catastrophe naturelle. Différents plans peuvent être nécessaires pour différentes catastrophes naturelles.
La longévité provient souvent de différentes étapes de la planification de la continuité des activités. Les propriétaires et les dirigeants doivent être en mesure de fournir des plans indiquant comment l'entreprise durera plus longtemps que l'équipe de direction actuelle. Ce plan explique souvent comment une entreprise transférera ses responsabilités de propriétaires et de gestionnaires actuels aux personnes suivantes qui dirigeront l’entreprise. Dans de nombreux cas, il s'agit de la définition classique de la planification de la continuité des activités. Les plans et les étapes de ce processus font l’objet d’une révision constante au fur et à mesure des changements d’une entreprise dans plusieurs environnements commerciaux.
Pour lancer la planification de la continuité des activités, une réunion entre les propriétaires, les dirigeants et les gestionnaires actuels est nécessaire. Cette initiation permet de revoir ce qui doit être inclus dans le plan de continuité. Ce stade précoce consiste souvent à collecter des données et à effectuer des examens globaux. Les entreprises ont souvent une ventilation du plan pour chaque département ou groupe d’activités de l’entreprise. Par conséquent, des plans détaillés sont en place pour répondre aux besoins de chacun dans l'entreprise.
L'analyse commerciale nécessite un examen de tous les facteurs internes et externes pouvant affecter les opérations commerciales d'une entreprise. Le plan de continuité recherche les lacunes pouvant survenir lorsque des forces extérieures modifient les opérations en cours. La connaissance de ces forces peut aider une entreprise à concentrer ses techniques d'analyse au cours de la phase de révision. Cela peut même raccourcir le temps nécessaire pour achever cette étape.
Une fois les deux étapes précédentes terminées, l’entreprise peut élaborer son plan de continuité. Cela représente le plan écrit réel à mettre en place. Éduquer les employés sur le plan est souvent nécessaire pour éviter tout problème au cours de la mise en œuvre.