Co to jest planowanie ciągłości działania?
Planowanie ciągłości działania stanowi pisemny plan lub szereg kroków, które firma podejmuje, aby zapewnić ciągłość działalności. Plany te są często wdrażane, gdy firma musi wyjść z katastrofy lub wprowadzić nowe zarządzanie w celu utrzymania przyszłych operacji biznesowych. Kroki potrzebne do stworzenia tego planu to zainicjowanie spotkania, przeprowadzenie analizy biznesowej i opracowanie planu. Nie ma ram czasowych, w których firma musi zakończyć proces planowania ciągłości działania. Jednak w większości przypadków pełne opracowanie wykonalnego planu może potrwać kilka tygodni.
Firmy muszą być przygotowane na wszelkie problemy pojawiające się podczas normalnej działalności biznesowej. Klęski żywiołowe należą do największych problemów, z jakimi może się spotkać firma, wiele razy bez ostrzeżenia. Firma często sporządza listę potencjalnych klęsk żywiołowych, które mogą wpłynąć na jej działalność. Konieczne są zatem plany, aby ustalić, w jaki sposób firma będzie utrzymywać swoje zasoby naturalne, chronić swoich pracowników oraz odbudowywać lub naprawiać obiekty fizyczne zarówno podczas klęski żywiołowej, jak i po niej. Różne plany mogą być konieczne w przypadku różnych klęsk żywiołowych.
Długowieczność często wynika z różnych etapów planowania ciągłości działania. Właściciele i kadra kierownicza muszą być w stanie przedstawić plany dotyczące tego, jak firma będzie trwać dłużej niż obecny zespół zarządzający. Plan ten często określa, w jaki sposób firma przeniesie obowiązki z obecnych właścicieli i menedżerów na kolejne osoby, które będą prowadzić firmę. W wielu przypadkach jest to klasyczna definicja planowania ciągłości działania. Plany i kroki dotyczące tego procesu są stale sprawdzane, ponieważ firma zmienia się w wielu środowiskach biznesowych.
Aby rozpocząć planowanie ciągłości działania, konieczne jest spotkanie obecnych właścicieli, kadry kierowniczej i menedżerów. Ta inicjacja umożliwia przegląd tego, co należy uwzględnić w planie ciągłości. Ten wczesny etap często polega na gromadzeniu danych i przeprowadzaniu nadrzędnych recenzji. Firmy często mają podział planu dla każdego działu lub grupy działalności w firmie. Dlatego opracowano szczegółowe plany, które odpowiadają potrzebom wszystkich osób w firmie.
Analiza biznesowa wymaga przeglądu wszystkich czynników wewnętrznych i zewnętrznych, które mogą mieć wpływ na działalność firmy. Plan ciągłości szuka luk, które mogą powstać, gdy siły zewnętrzne zmienią bieżące operacje. Znajomość tych sił może pomóc firmie skoncentrować swoje techniki analityczne na etapie przeglądu. Może nawet skrócić czas potrzebny na ukończenie tego etapu.
Po zakończeniu dwóch poprzednich etapów firma może opracować plan ciągłości. To reprezentuje faktyczny pisemny plan wdrożenia. Kształcenie pracowników w zakresie planu jest często konieczne, aby nie dopuścić do pojawienia się czkawek podczas wdrażania.