Hva er forretnings kontinuitetsplanlegging?

Forretningskontinuitetsplanlegging representerer en skriftlig plan eller rekke trinn et selskap tar for å sikre at det forblir en fortsatt drift. Disse planene blir ofte satt i verk når et selskap trenger å komme seg fra en katastrofe eller sette ny ledelse på plass for å opprettholde fremtidig forretningsdrift. Trinnene som trengs for å lage denne planen er å sette i gang et møte, gjennomføre en forretningsanalyse og utvikle planen. Det er ingen tidsramme der et selskap må fullføre sin prosess for kontinuitetsplanlegging. I de fleste tilfeller kan det imidlertid ta flere uker å utforme en gjennomførbar plan.

Bedrifter må være klare for alle problemer som oppstår under normal forretningsdrift. Naturkatastrofer er blant de største sakene et selskap kan gå gjennom, mange ganger uten mye advarsel. Et selskap lager ofte en liste over potensielle naturkatastrofer som kan påvirke driften. Det er da planer for å bestemme hvordan et selskap vil opprettholde forsyningen av naturressurser, beskytte sine ansatte og gjenoppbygge eller reparere fysiske fasiliteter både under og etter en naturkatastrofe. Ulike planer kan være nødvendige for forskjellige naturkatastrofer.

Levetid kommer ofte fra forskjellige trinn i planleggingen av forretningskontinuitet. Eiere og ledere må kunne gi planer for hvordan selskapet vil vare lenger enn dagens ledelse. Denne planen skisserer ofte hvordan et selskap vil skifte ansvar fra nåværende eiere og ledere til de neste personene som skal lede selskapet. I mange tilfeller er dette den klassiske definisjonen av virksomhetens kontinuitetsplanlegging. Planer og trinn for denne prosessen blir kontinuerlig gjennomgått når et selskap endres gjennom flere forretningsmiljøer.

For å starte planlegging av virksomhetskontinuitet, er et møte mellom nåværende eiere, ledere og ledere nødvendig. Denne igangsetting gir mulighet for en gjennomgang av hva som må inkluderes i kontinuitetsplanen. Denne tidlige fasen handler ofte om å samle inn data og gjennomføre overordnede vurderinger. Bedrifter har ofte en oversikt over planen for hver avdeling eller aktivitetsgruppe i virksomheten. Derfor er detaljerte planer på plass som samsvarer med behovene til alle i virksomheten.

Forretningsanalyse krever en gjennomgang av alle interne og eksterne faktorer som kan påvirke et selskaps forretningsdrift. Kontinuitetsplanen ser etter hull som kan oppstå når ytre krefter endrer dagens operasjoner. Å kjenne til disse kreftene kan hjelpe et selskap med å fokusere analytiske teknikker i gjennomgangsfasen. Det kan til og med forkorte tiden som trengs for å fullføre dette stadiet.

Når de to foregående trinnene er fullført, kan selskapet utvikle sin kontinuitetsplan. Dette representerer den faktiske skriftlige planen å sette på plass. Det er ofte nødvendig å utdanne ansatte til planen for å sikre at det ikke oppstår hikke under implementeringen.