Quelles sont les dépenses hors de poche?
Les menues dépenses sont des coûts qui résultent de la conduite d’affaires personnelles ou professionnelles nécessitant des paiements immédiats en espèces, mettant littéralement une personne «à la charge» pour couvrir ces dépenses. Certaines de ces dépenses peuvent être déductibles d’impôt si elles relèvent de certaines catégories, tandis que d’autres peuvent être éligibles à un remboursement, ce qui permet aux personnes d’être indemnisées pour les dépenses imprévues en espèces. Les reçus doivent être conservés dans les deux cas pour documenter soigneusement les dépenses.
Les employés exerçant des activités commerciales pour le compte d'un employeur peuvent avoir des dépenses telles que les frais de pont, le déjeuner d'un client, les fournitures nécessaires à l'exécution d'une tâche, etc. Tant que les activités de l'employé ont été spécifiquement demandées et approuvées par l'employeur, celui-ci peut proposer un remboursement. Dans d'autres cas, les employés peuvent réclamer ces dépenses dans une déclaration de revenus, car elles sont associées aux coûts de traitement des tâches assignées au travail.
Les employeurs ayant un personnel de confiance peuvent avoir d’autres méthodes de gestion des dépenses personnelles, telles que l’émission de cartes de crédit ou de chèques en blanc, ou l’autorisation des employés d’imposer des dépenses sur un compte d’entreprise. Dans d'autres cas, les employés doivent soumettre une documentation sur les dépenses engagées lors de l'exécution de travaux pour le compte de l'entreprise afin qu'ils puissent être examinés. Si approuvé, un chèque sera émis pour compenser, ou les employés seront payés sur un fonds de petite caisse.
Les dépenses personnelles sont parfois déductibles. Les frais médicaux non remboursés, la couverture des coûts non pris en charge par les régimes d'assurance, peuvent être déductibles. S'ils sont élevés, ils sont généralement plus élevés que la déduction standard, ce qui incite à détailler une déclaration de revenus. Les dons à des œuvres de bienfaisance sont également considérés comme une forme de dépenses personnelles, car la personne verse des paiements en espèces à l’avance.
Les paiements pour des biens et services utilisés sur une période donnée ne sont pas admissibles. Ainsi, l’essence et les péages constituent des dépenses payables, mais pas l’assurance automobile et l’immatriculation. Les personnes qui utilisent des voitures pour le compte de l'entreprise peuvent toutefois réclamer des miles pour les dédommager de l'usure de la voiture, ainsi que des dépenses indirectes telles que les assurances. De même, les primes d’assurance maladie ne constituent pas des dépenses, mais les copays lors des visites chez le médecin le seraient. En règle générale, il est facile de déterminer si une dépense est considérée comme une dépense immédiate; s'il s'agit d'un service ou d'un bien utilisé immédiatement, plutôt que d'un investissement dans un service à long terme, il s'agit généralement d'une dépense à la charge.