Qu'est-ce qu'une commande ouverte?
Également appelé commande d'achat en blanc, la commande ouverte est un document commercial qui autorise un fournisseur à fournir des produits et des services à un client sur une base continue. Les termes de l'accord spécifient généralement des éléments de l'accord tels que le type de biens et services qui seront fournis et le prix unitaire que le client paiera pour chaque article livré. Les commandes provisionnelles fournissent également généralement des détails sur la durée de validité de l'accord, ainsi que sur toute autre condition pouvant être liée à la nature de la relation de travail entre le fournisseur et le client.
Les bons de commande généraux sont utilisés par de nombreuses entreprises de toutes tailles. Dans de nombreux cas, le document sert à faire en sorte que les employés du client ne tentent pas d'acheter des biens ou des services à des fournisseurs non autorisés. Dans le même temps, les fournisseurs proposent souvent des tarifs spéciaux aux clients qui sont disposés à accepter d'acheter jusqu'à un certain montant en dollars de produits dans un laps de temps donné.
Cependant, il est important de noter qu'une commande provisionnelle n'a pas le même objectif qu'un contrat d'achat en grande quantité. Les contrats d’achat en volume engagent le client à acheter une certaine quantité de biens ou de services au cours d’une période donnée. Si le client omet de le faire, le vendeur peut invoquer des pénalités pour non-respect des conditions.
Bien que la commande fictive limite souvent le montant que le client peut dépenser auprès du fournisseur au cours d’une période donnée, elle n’engage en aucun cas le client à dépenser ce montant. En fait, le client n'a pas du tout besoin de commander de produits au fournisseur, indépendamment de l'existence d'une commande ouverte. Étant donné que le contrat-type de contrat-type n'engage pas le client à recevoir une quantité fixe de marchandises à intervalles réguliers, il est nécessaire que le client contacte le fournisseur pour passer des commandes liées à un bon de commande global et planifier l'envoi à tout moment.
De nombreuses entreprises utilisent un processus de commande ouverte pour s'assurer non seulement que seuls les fournisseurs approuvés sont utilisés, mais également pour maintenir les dépenses dans les limites des montants budgétisés pour chaque département ou division de l'entreprise. Par exemple, une entreprise peut choisir de configurer une commande ouverte qui sera en vigueur pour toute une année civile. Au cours de cette année, la société peut commander jusqu'à un certain montant de produits en devise, mais pas plus. Une fois que le montant prédéterminé est atteint, la commande provisionnelle est considérée comme remplie et aucun produit supplémentaire ne peut être commandé jusqu'à ce qu'une nouvelle commande globale soit créée et approuvée par le client.