Wat is een algemene bestelling?
Ook bekend als een algemene inkooporder, is de algemene order een bedrijfsdocument dat een verkoper machtigt om goederen en diensten aan een klant te leveren op een permanente basis. In de voorwaarden van de overeenkomst worden meestal elementen van de overeenkomst gespecificeerd, zoals het type goederen en diensten dat wordt geleverd en de eenheidsprijs die de klant voor elk geleverd artikel betaalt. Algemene bestellingen geven meestal ook informatie over hoe lang de overeenkomst van kracht blijft en andere voorwaarden die relevant kunnen zijn voor de aard van de werkrelatie tussen de leverancier en de klant.
Algemene inkooporders worden door veel bedrijven van elke omvang gebruikt. In veel gevallen dient het document om ervoor te zorgen dat werknemers van de klant niet proberen goederen of diensten van niet-geautoriseerde leveranciers te kopen. Tegelijkertijd hanteren leveranciers vaak speciale tarieven voor klanten die bereid zijn om binnen een bepaald tijdsbestek tot een bepaald dollarbedrag aan producten te kopen.
Het is echter belangrijk op te merken dat een algemene bestelling niet hetzelfde doel dient als een volumeaankoopovereenkomst. Volumeaankoopovereenkomsten verplichten een klant tot het kopen van een bepaalde hoeveelheid goederen of diensten binnen een bepaalde periode. Als de klant dit nalaat, kan de verkoper boetes in rekening brengen voor het niet naleven van de voorwaarden.
Hoewel de algemene bestelling vaak een limiet stelt aan hoeveel geld de klant binnen een bepaalde periode met de verkoper kan uitgeven, verplicht het de klant op geen enkele manier om dat hele bedrag uit te geven. In feite hoeft de klant helemaal geen producten van de verkoper te bestellen, ongeacht het bestaan van een algemene bestelling. Aangezien de standaardovereenkomst voor een algemene bestelling de klant niet verplicht om op gezette tijden een vaste hoeveelheid goederen te ontvangen, is het noodzakelijk dat de klant contact opneemt met de verkoper om bestellingen met betrekking tot een algemene bestelling te plaatsen en de verzending te plannen wanneer en wanneer dat nodig is.
Veel bedrijven gebruiken een algemeen bestelproces om er niet alleen voor te zorgen dat alleen goedgekeurde leveranciers worden gebruikt, maar ook om de uitgaven binnen de gebudgetteerde bedragen te houden voor elke afdeling of divisie van het bedrijf. Een bedrijf kan er bijvoorbeeld voor kiezen een algemene bestelling op te zetten die een heel kalenderjaar van kracht is. Gedurende dat jaar kan het bedrijf tot een bepaalde hoeveelheid producten bestellen, maar niet meer. Zodra het vooraf bepaalde bedrag is bereikt, wordt de algemene bestelling als voltooid beschouwd en kunnen er geen extra producten worden besteld totdat een nieuwe algemene bestelling is gemaakt en goedgekeurd door de klant.