Come faccio a scegliere la migliore struttura per videoconferenze?
La videoconferenza è un modo conveniente per comunicare con gruppi o individui su Internet. Questi centri conferenze spaziano da grandi auditorium a piccole sale per videoconferenza interne. Le videoconferenze in genere richiedono un'illuminazione, tavoli da disegno e attrezzature audiovisive adeguati. Per scegliere la migliore struttura, le aziende dovrebbero considerare le dimensioni e la formalità della riunione e se vorranno registrare la sessione di videoconferenza. È anche importante considerare se gli utenti di videoconferenze desiderano costruire un centro di videoconferenza interno permanente per uso frequente o affittare una struttura per una sessione di una volta.
Molte organizzazioni giornalistiche ora usano la videoconferenza per condurre interviste in tutto il mondo. Ciò viene realizzato attraverso una rete di apparecchiature video remote che consente alle persone di stabilire rapidamente una comunicazione video bidirezionale. Queste organizzazioni giornalistiche utilizzano i satelliti globali per fornire conferenze in tempo quasi reale con persone di tutto il mondo.
La maggior parte delle grandi aziende ha una struttura di videoconferenza all'interno della sede centrale. Questa è un'area formale progettata specificamente per eventi mediatici e comunicazioni aziendali. La struttura per conferenze include schermi televisivi a due vie che consentono discussioni interattive con persone di tutto il mondo. Le videoconferenze possono anche essere distribuite su Internet in streaming video. Questa forma di condivisione delle informazioni può raggiungere migliaia di persone in tutto il mondo.
Una struttura di videoconferenza può anche essere affittata per brevi incontri. Queste strutture forniscono attrezzature audiovisive per riunioni e discussioni. Una struttura per conferenze può essere affittata a ore, il che può essere una buona opzione per le piccole aziende che necessitano di un rapido accesso a questa attrezzatura specializzata.
Le apparecchiature per videoconferenza in genere includono microfoni, webcam, apparecchiature per la ricodifica e luci speciali. Questa attrezzatura può essere noleggiata o acquistata presso la maggior parte delle aziende di hardware, ma è migliore se acquistata da centri di conferenza professionali. Una videoconferenza è una sessione interattiva con gruppi di persone che possono trovarsi in molte località.
Sono disponibili molti strumenti di videoconferenza basati su Internet. Si tratta di programmi software speciali che consentono alle persone di disporre di una funzione di videoconferenza virtuale. Queste applicazioni Internet offrono ampi strumenti per discussioni interattive.
Le lavagne sono uno strumento essenziale per qualsiasi impianto di videoconferenza. Al termine della riunione, le informazioni sulla lavagna sono disponibili per la stampa e la distribuzione per tutti i partecipanti. La maggior parte delle funzionalità di videoconferenza include funzionalità di registrazione su nastro. Questo può essere utile per rivedere conferenze e materiale precedenti. Queste registrazioni sono in genere archiviate in formato digitale, il che le rende condivisibili su Internet.