調達システムとは？

調達システムは通常、調達プロセスを管理するために設計されたコンピューター化されたシステムです。 調達は、ビジネスまたは組織の購買活動を説明するために使用される用語です。 調達システムには、電子調達と標準調達の2つの主要なタイプがあります。 どちらのタイプのシステムも広く利用可能であり、多くの場合、エンタープライズリソースプランニング（ERP）または会計ソフトウェア製品に含まれています。

提供される機能はソフトウェアによって異なりますが、一般的な調達ツールには、購買依頼、発注書、入庫、および請求書処理が含まれます。 これらのコア要件に加えて、ほとんどのシステムには一連のレポートツールが含まれています。 大規模な製品では、通常、組み込みの承認プロセス、管理、および資金管理ツールが標準です。

調達の主な概念は、高度な計画、スケジューリング、およびグループ購入により、コストの節約、より効率的なビジネス運営、したがって収益性の向上がもたらされることです。 調達システムを使用してこのプロセスを管理し、請求書の所要時間、商品タイプごとの総支出の追跡、および財務上のコミットメントとキャッシュフロー管理を提供します。 調達システムを完全に実装すると、通常、既存のビジネスプロセスが大幅に変更されます。これは、システムが特定の内部統制と手順を整備する必要があるためです。

電子調達システムは、電子調達とも呼ばれます。 この用語は、購入者がインターネット経由でサプライヤのカタログにアクセスできるようにするだけでなく、電子請求書を受け入れるソフトウェアを説明するために使用されます。 購入者は材料を選択し、購入に対して請求するアカウントを指定し、会計システムで注文書を作成します。 すべての調達関連の活動は電子システムで完了し、事務処理を削減し、効率を高めます。

電子請求書処理により、選択した企業は請求書のレビューと承認をさらに合理化できます。 その後、データは一連のオンライン承認を経てルーティングされた後、会計システムで支払い処理されます。 このタイプの調達システムは、支出活動を管理するために調達契約が締結されている大企業で非常に人気があります。 これらの企業にとって、請求書処理のスタッフ時間の削減は、優れた投資収益率を提供します。

標準調達システムは、組織で使用される会計ソフトウェアパッケージと完全に統合されています。 すべての購買活動はこのモジュールで追跡および管理されるため、企業は支出を管理し、より大きな節約の機会を追跡できます。 レポート、分析、内部統制はすべてこのタイプのソフトウェアに組み込まれており、ベストプラクティスに基づいて設計されています。 調達システムの実装は、運用効率を向上させる最も簡単な方法の1つです。