Was ist ein Beschaffungssystem?
Ein Beschaffungssystem ist normalerweise ein computergestütztes System, das zur Verwaltung des Beschaffungsprozesses entwickelt wurde. Beschaffung ist ein Begriff, der zur Beschreibung von Einkaufsaktivitäten für ein Unternehmen oder eine Organisation verwendet wird. Es gibt zwei Haupttypen von Beschaffungssystemen: elektronische Beschaffung und Standardbeschaffung. Beide Arten von Systemen sind weit verbreitet und werden häufig in ein ERP- oder Buchhaltungssoftwareprodukt einbezogen.
Obwohl die angebotenen Funktionen von Software zu Software unterschiedlich sind, umfasst ein typisches Beschaffungswerkzeug Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungsverarbeitung. Zusätzlich zu diesen Kernanforderungen enthalten die meisten Systeme eine Reihe von Berichtstools. Integrierte Genehmigungsprozesse, Kontrollen und Tools für das Fondsmanagement sind in größeren Produkten normalerweise Standard.
Das Hauptkonzept der Beschaffung besteht darin, dass durch Vorausplanung, Terminplanung und Gruppenkauf Kosteneinsparungen, eine effizientere Geschäftstätigkeit und damit eine höhere Rentabilität erzielt werden. Für die Verwaltung dieses Prozesses wird ein Beschaffungssystem verwendet, das die Bearbeitungszeit für Rechnungen, die Nachverfolgung der Gesamtausgaben nach Warentyp sowie die finanziellen Verpflichtungen und das Cashflow-Management bereitstellt. Die vollständige Implementierung eines Beschaffungssystems führt in der Regel zu erheblichen Änderungen des bestehenden Geschäftsprozesses, da für das System bestimmte interne Kontrollen und Verfahren erforderlich sind.
Ein elektronisches Beschaffungssystem wird auch als E-Procurement bezeichnet. Mit diesem Begriff wird Software bezeichnet, mit der Käufer über das Internet auf die Kataloge der Lieferanten zugreifen und elektronische Rechnungen akzeptieren können. Die Einkäufer wählen ihre Materialien aus, geben die für den Einkauf zu belastenden Konten an und legen im Buchhaltungssystem eine Bestellung an. Alle beschaffungsbezogenen Aktivitäten werden im elektronischen System erledigt, wodurch der Papieraufwand verringert und die Effizienz gesteigert wird.
Durch die elektronische Rechnungsverarbeitung können ausgewählte Unternehmen die Rechnungsprüfung und -genehmigung weiter optimieren. Die Daten werden dann durch eine Reihe von Online-Genehmigungen geleitet, bevor sie im Buchhaltungssystem zur Zahlung verarbeitet werden. Diese Art von Beschaffungssystem ist in großen Unternehmen sehr beliebt, in denen Beschaffungsverträge zur Verwaltung der Ausgabenaktivitäten abgeschlossen wurden. Für diese Unternehmen bietet die Verkürzung der Personalzeit für die Rechnungsbearbeitung einen hervorragenden Return on Investment.
Ein Standardbeschaffungssystem ist vollständig in das von der Organisation verwendete Buchhaltungssoftwarepaket integriert. Alle Einkaufsaktivitäten werden über dieses Modul nachverfolgt und verwaltet, sodass das Unternehmen Ausgaben kontrollieren und Möglichkeiten für größere Einsparungen verfolgen kann. Berichte, Analysen und interne Kontrollen sind in diese Art von Software integriert und basieren auf Best Practices. Die Implementierung eines Beschaffungssystems ist eine der einfachsten Möglichkeiten zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz.